Mahnwesen
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Die richtigen Begriffe pro Stufe
| Deutsch | Englisch | Ton |
|---|---|---|
| Zahlungserinnerung | payment reminder | Freundlich, unterstellt ein Versehen |
| 1. Mahnung | first reminder / overdue notice | Sachlich, mit neuer Frist |
| 2. Mahnung | second reminder | Zinsen werden erstmals beziffert |
| Letzte Mahnung | final notice / final demand | Kündigt konkrete Schritte an |
| Verzugszinsen | default interest / late-payment interest | Beides gängig |
Zwei weitere Vokabeln, die häufig gebraucht werden: „outstanding" für offen, „to settle an invoice" für begleichen. Und die 40-Euro-Pauschale heißt im EU-Kontext „late-payment compensation".
Die drei Muster
Platzhalter in eckigen Klammern ersetzen. Die Muster sind bewusst knapp — im englischsprachigen Geschäftsverkehr sind kurze, höfliche Mails wirksamer als lange Schreiben.
Subject: Payment reminder — invoice [number] Dear [name], I hope you are well. This is a friendly reminder that invoice [number] of [invoice date], for [amount], was due on [due date] and is still showing as unpaid on our side. If the payment is already on its way, please disregard this message. Otherwise, I would be grateful if you could arrange the transfer to: Account holder: [name] IBAN: [IBAN] BIC: [BIC] Reference: [invoice number] Please let me know if anything about the invoice is unclear. Kind regards, [your name]
Subject: Second reminder — invoice [number], now overdue Dear [name], Despite our reminder of [date], invoice [number] of [invoice date] for [amount] remains unpaid. The payment is now [x] days overdue. I would ask you to settle the outstanding amount by [new date]. Under our terms and the applicable statutory rules, default interest of [rate] % per annum applies from [date default began]. Account holder: [name] IBAN: [IBAN] BIC: [BIC] Reference: [invoice number] If there is a problem with this invoice, please contact me directly so we can resolve it. Kind regards, [your name]
Subject: Final notice before further action — invoice [number] Dear [name], Invoice [number] of [invoice date] for [amount] is still outstanding despite two reminders, most recently on [date]. Outstanding amount: [amount] Default interest ([x] days): [interest] Late-payment compensation: [fee] Total now due: [total] This is a final notice. Please transfer the total amount by [date]. If we have not received payment by then, we will pass the matter to a collections agency / take legal steps to recover it, and any further costs will be added to your account. Kind regards, [your name]
Für den Zinssatz in Stufe 2: Bei deutschem Recht und reinem B2B-Geschäft sind das aktuell 10,52 % pro Jahr, dazu 40 € Pauschale. Die Herleitung und ein Rechenbeispiel stehen im Beitrag Verzugszinsen berechnen.
Was bei ausländischen Kunden anders ist
Innerhalb der EU greift die Zahlungsverzugsrichtlinie (2011/7/EU). Sie gibt im Geschäftsverkehr einen Mindestrahmen vor: mindestens acht Prozentpunkte über dem Referenzzinssatz und eine Pauschale von mindestens 40 Euro. Die deutschen 9 Prozentpunkte liegen darüber — die Richtlinie ist der Boden, nicht die Decke.
Praktisch wichtiger als der Zinssatz sind drei Punkte: Vereinbart im Angebot oder in den AGB ausdrücklich anwendbares Recht und Gerichtsstand — sonst wird die Durchsetzung teuer. Nennt die Währung in jeder Mahnung, nicht nur in der Rechnung. Und rechnet bei Überweisungen aus Nicht-EU-Ländern ein paar Bankarbeitstage ein, bevor ihr eskaliert: Eine Mahnung, die eine bereits laufende Zahlung überholt, kostet mehr Goodwill als sie einbringt.
Stand: 28. August 2026. Bei grenzüberschreitenden Forderungen lohnt zusätzlich eine Prüfung des anwendbaren Rechts.
Häufige Fragen
Was heißt „Mahnung" auf Englisch?
Es gibt kein einzelnes Wort. Gebräuchlich ist „payment reminder" für die freundliche erste Stufe, „second reminder" oder „overdue notice" für die zweite und „final notice" oder „final demand" für die letzte. „Dunning letter" ist zwar die wörtliche Entsprechung, klingt im Geschäftsverkehr aber nach Inkasso — als erste Stufe unpassend.
Wie schreibe ich eine 2. Mahnung auf Englisch?
Als „second reminder": Bezug auf die erste Mahnung mit Datum, den überfälligen Betrag und die Anzahl der Verzugstage nennen, eine neue Frist setzen und die Verzugszinsen erstmals konkret beziffern. Der Ton bleibt sachlich, nicht drohend — die Eskalation kommt aus den Fakten.
Heißt „Zahlungserinnerung" anders als „Mahnung"?
„Zahlungserinnerung" ist im Englischen genau der „payment reminder" — die freundliche Stufe vor der eigentlichen Mahnung. Rechtlich macht das in Deutschland keinen Unterschied: Beide lösen Verzug aus, sobald sie nach Fälligkeit zur Zahlung auffordern.
Gilt deutsches Recht auch bei ausländischen Kunden?
Nicht automatisch. Innerhalb der EU sorgt die Zahlungsverzugsrichtlinie (2011/7/EU) für ein ähnliches Grundgerüst — mindestens 8 Prozentpunkte über dem Referenzzinssatz und eine Pauschale von mindestens 40 Euro im Geschäftsverkehr. Welche Rechtsordnung konkret gilt, hängt von eurer Vereinbarung ab. Deshalb gehört in AGB oder Angebot ein Satz zu anwendbarem Recht und Gerichtsstand.
Wie viele Mahnungen muss ich schreiben?
Auch bei ausländischen Kunden gilt nach deutschem Recht: eine genügt. Die drei Stufen sind Konvention, kein Gesetz. Im internationalen Geschäft sind sie trotzdem sinnvoll, weil Zahlungsverzögerungen dort häufiger an Prozessen als an Zahlungsunwilligkeit liegen.
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