KI für Rechnungen, Zeiten und Mahnungen

Ja, KI kann eine in Deutschland und Österreich gültige Rechnung schreiben, als Entwurf zum Prüfen. Sie macht aus Stunden Positionen und formuliert Mahnungen in deinem Ton. Nicht entscheiden darf sie, welche Angaben Pflicht sind, wann dein Kunde in Verzug ist und, in Deutschland ab 2027 oder 2028, das E-Rechnungs-Format. Das sind Regeln, und Regeln gehören in die Software. Unten: was du abgibst, was du behältst, zwei Prompts.

Schreibt KI Rechnungen, die in DE und AT gelten?

Das Gesetz fragt nur, was auf der Rechnung steht. In Deutschland nennt § 14 Abs. 4 UStG zehn Angaben, bei einer normalen Rechnung gelten acht: beide Namen und Anschriften, Steuernummer oder USt-IdNr., Ausstellungsdatum, einmalige Rechnungsnummer, Menge und Art der Leistung, Leistungszeitpunkt, Entgelt je Steuersatz sowie Steuersatz und Steuerbetrag (oder Befreiungshinweis). Österreich verlangt nach § 11 UStG neun, ab 10.000 € brutto auch die UID eines Unternehmerkunden. Bis 250 € brutto (DE) und 400 € (AT) genügt eine Kleinbetragsrechnung. Alle Listen: Pflichtangaben Deutschland, Österreich.

Ein Chatbot kann also gültige Rechnungen schreiben, wenn die Fakten stimmen. Wo es hakt:

• Er füllt Lücken, statt zu fragen. Fehlen USt-IdNr. oder Leistungsdatum, erfindet er vielleicht etwas Plausibles. Der Fehler auf der Rechnung ist deiner.
• Er kennt deine Lage nicht. Kleinunternehmer, Reverse Charge, Kunde im Ausland: Jeder Fall ändert USt-Zeile und Hinweis. Siehe Reverse Charge auf der Rechnung.
• Er führt keinen Nummernkreis und verrechnet sich leicht. Lass die Software zählen.

Teil die Arbeit auf: KI schreibt Texte, Software nummeriert, rechnet, prüft und archiviert. Ein Prompt für den ersten Teil:

Hilf mir bei einem Rechnungsentwurf. Ich bin selbstständig in [Deutschland / Österreich]. Nutze nur die Fakten unten. Fehlt eine Pflichtangabe, nenne sie am Ende, erfinde nichts. Rechne weder USt noch Summen; das macht meine Software.

Fakten: Kunde [Name], Zeitraum [1.–30. September 2026], Satz [95 € pro Stunde], Notizen [Zeiterfassung einfügen].

Aufgabe: Gruppiere die Notizen nach Projekt und schreibe pro Projekt eine Position: Leistung, Stunden, Leistungszeitraum. Sachlich, ohne Werbesprache.

Als Skill installieren: Rechnung schreiben. Fragt beim ersten Mal nach deinen Firmendaten, speichert sie und schreibt danach jeden Rechnungsentwurf mit allen Pflichtangaben.

Bevor echte Namen in ein Chat-Tool kommen: Namen von Personen, auch von Einzelunternehmern, sind personenbezogene Daten. Prüfe bei Business-Tarifen den Auftragsverarbeitungsvertrag (Art. 28 DSGVO). Platzhalter kosten nichts.

Wie wird aus Stunden eine Rechnung, ohne abzutippen?

Erfasse laufend, rechne einmal im Monat zusammen und schreib auf die Rechnung, was das Gesetz verlangt: Art und Umfang der Leistung und den Zeitraum, bei Stunden also was, wie viele Stunden, zu welchem Satz. In Deutschland genügt der Kalendermonat als Leistungszeitpunkt (§ 31 Abs. 4 UStDV), in Österreich nennst du den Zeitraum (§ 11 UStG). Wie gerundet wird, regelst du im Angebot; runde die Summe, nicht jeden Eintrag. Mehr in Stunden abrechnen.

Beispiel: 12,5 Stunden Website-Relaunch à 95 €.

Hier spart KI am meisten Zeit. Rohe Einträge wie „Call“, „Call 2“, „Wireframes v2“ werden zu drei lesbaren Positionen. Sie findet Einträge ohne Beschreibung und kann eine Begleitmail schreiben. Verlässlich rechnen kann sie nicht: Liegen deine Stunden in einem Tool, übernimm die Summen von dort. Am besten ist, wenn das Tool mit deinen Stunden auch die Rechnung erstellt; dann wird nichts kopiert.

Wie mahnt KI in deinem Ton, und wann ist ein Kunde im Verzug?

KI schreibt die Worte. Ob dein Kunde im Verzug ist, entscheidet das Gesetz:

• Deutschland (§ 286 BGB): Verzug beginnt mit einer Mahnung nach Fälligkeit; ohne sie bei einem vereinbarten Kalendertag; spätestens 30 Tage nach Fälligkeit und Zugang der Rechnung. Bei Verbrauchern gilt die 30-Tage-Regel nur, wenn die Rechnung darauf hinweist.
• Österreich: Verzug beginnt, wenn der Fälligkeitstag ohne Zahlung verstreicht (§ 907a Abs. 2 ABGB: Gutschrift am Fälligkeitstag). Privatkunden müssen die Überweisung nur an dem Tag beauftragen (§ 6a Abs. 2 KSchG). Keine Mahnung nötig.

Zinsen und die 40-€-Pauschale (§ 288 Abs. 5 BGB, § 458 UGB) hängen vom Land ab und davon, ob dein Kunde Unternehmer ist. Die Software nimmt die aktuellen Sätze, sie ändern sich zweimal im Jahr: Verzugszinsen. Einen Chatbot nie Sätze wählen lassen.

Beim Ton ist KI gut. Zeig ihr zwei, drei eigene Mails und bitte um dieselbe Stimme:

Schreib eine Zahlungserinnerung in meinem Ton. Zwei Mails von mir als Stilprobe [zwei Beispiele einfügen]: kurz, freundlich, kein Juristendeutsch.

Fakten: Rechnung [RE-2026-118] vom [1. September 2026], [2.400,00 €], fällig [15. September 2026], neue Frist [29. September 2026], Bankdaten in der Signatur.

Keine Zinsen, Gebühren oder rechtlichen Schritte erwähnen. Fakten unverändert lassen; fehlt etwas, frag mich.

Als Skill installieren: Zahlungserinnerungen in deinem Ton. Schreibt Erinnerung, Mahnung und letzte Mahnung, mit Zinsen nur, wo das Gesetz sie erlaubt.

Den Wortlaut für Stufe 2 und 3 findest du in Zahlungserinnerung und Mahnung. Bei dir bleiben: die strittige Rechnung (pausieren, anrufen), der langjährige Kunde (ein Anruf schlägt die zweite Mahnung) und der letzte Schritt vor Inkasso oder Gericht. Mehr: KI im Mahnwesen.

Und die E-Rechnung?

Eine E-Rechnung ist ein strukturierter Datensatz im Standard EN 16931 (z. B. ZUGFeRD, XRechnung), den Software ohne Abtippen liest. Chat-Antwort, Word-Datei oder einfaches PDF sind keine.

• Deutschland: Seit 01.01.2025 muss jedes Unternehmen E-Rechnungen empfangen können. Ausstellen musst du sie für inländische B2B-Umsätze spätestens ab 2028, ab 2027 bei über 800.000 € Gesamtumsatz im Vorjahr (§ 27 Abs. 38 UStG, Stand 08.10.2026). Ausgenommen: Kleinbeträge bis 250 € und Kleinunternehmer. Verbraucher und Kunden im Ausland sind nicht betroffen. Mehr: E-Rechnungspflicht in Deutschland.
• Österreich: keine Pflicht zwischen Unternehmen; PDF per Mail genügt mit Zustimmung des Kunden. Beim Bund gilt seit 2014 die strukturierte E-Rechnung (Stand 08.10.2026, USP). Mehr: E-Rechnung in Österreich.

Die KI schreibt den Text, die Datei erzeugt und prüft deine Rechnungssoftware.