Pflichtangaben auf Rechnungen in Deutschland (§ 14 UStG)

Eine Rechnung in Deutschland muss nach § 14 Abs. 4 UStG zehn Angaben enthalten: Name und Anschrift von dir und deiner Kundschaft, deine Steuernummer oder USt-IdNr., das Ausstellungsdatum, eine einmalige Rechnungsnummer, Menge und Art der Leistung, den Leistungszeitpunkt, das Nettoentgelt nach Steuersätzen, Steuersatz und Steuerbetrag und in zwei Sonderfällen einen Zusatzhinweis. Bis 250 € brutto genügt eine Kleinbetragsrechnung (§ 33 UStDV). Zwischen Unternehmen im Inland ist seit 2025 die strukturierte E-Rechnung der Normalfall, mit Übergangsfristen bis Ende 2027.

Was muss auf eine Rechnung in Deutschland?

So sieht das an einem Beispiel aus: Kinetik Studio in Leipzig stellt der Nordlicht GmbH in Hamburg 30 Stunden Entwicklung in Rechnung.

Eine typische Freelance- oder Agenturrechnung braucht Nr. 1 bis 8. Nr. 9 und 10 gelten nur in ihren Sonderfällen.

In der Praxis:

• Steuernummer oder USt-IdNr. (Nr. 2): Eine reicht. Viele nehmen die USt-IdNr., weil die Steuernummer auch für andere Steuern gilt.
• Rechnungsnummer (Nr. 4): Sie muss einmalig sein. Lückenlos muss sie in Deutschland nicht sein (UStAE 14.5 Abs. 10). Mehr im Ratgeber Rechnungsnummer: die Regeln.
• Frist: An Unternehmen musst du die Rechnung innerhalb von sechs Monaten nach der Leistung ausstellen (§ 14 Abs. 2 Satz 2 Nr. 1 UStG).

Jede ausgestellte und erhaltene Rechnung hebst du acht Jahre auf, ab Ende des Ausstellungsjahres (§ 14b Abs. 1 UStG).

Was gilt für Kleinbetragsrechnungen bis 250 €?

Übersteigt der Gesamtbetrag 250 € brutto nicht, genügen vier Angaben (§ 33 UStDV):

1. vollständiger Name und Anschrift des leistenden Unternehmens
2. Ausstellungsdatum
3. Menge und Art der Ware oder Umfang und Art der Leistung
4. Entgelt und Steuerbetrag in einer Summe sowie der Steuersatz, bei Steuerbefreiung ein Hinweis darauf

Beispiel: Eine Stunde Support für 180 € netto kostet mit 19 % USt 214,20 € brutto. Dafür reicht „214,20 € inkl. 19 % USt". Keine Rechnungsnummer, keine Anschrift der Kundschaft.

Nicht anwendbar ist § 33 UStDV bei Fernverkäufen (§ 3c UStG), innergemeinschaftlichen Lieferungen (§ 6a UStG) und Reverse Charge (§ 13b UStG). Zwischen Unternehmen dürfen Kleinbetragsrechnungen weiter als PDF oder auf Papier rausgehen.

Leistungsdatum oder Leistungszeitraum?

Nr. 6 fehlt am häufigsten. Das Ausstellungsdatum ersetzt sie nicht, auch am selben Tag. Schreib sie immer hin, in einer dieser Formen:

• ein Tag: „Leistungsdatum: 18. März 2026"
• ein Zeitraum: „Leistungszeitraum: 1.–31. März 2026", typisch für laufende Betreuung oder Retainer
• ein Monat: „Leistungsdatum: März 2026". Den Kalendermonat anzugeben, erlaubt § 31 Abs. 4 UStDV ausdrücklich.

Bei Anzahlungen gibst du statt des Leistungszeitpunkts den Tag an, an dem du das Geld erhalten hast, sofern er feststeht und nicht mit dem Ausstellungsdatum übereinstimmt.

Was heißen „Rechnung" und „E-Rechnung" seit 2025?

§ 14 Abs. 1 UStG unterscheidet seit 1. Januar 2025 zwei Arten von Rechnungen:

• E-Rechnung: eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format, das elektronisch verarbeitet werden kann und der europäischen Norm EN 16931 entspricht, zum Beispiel XRechnung oder ZUGFeRD in einem normgerechten Profil.
• Sonstige Rechnung: alles andere, also Papier und andere elektronische Formate wie ein normales PDF.

Für Leistungen zwischen zwei Unternehmen im Inland ist die E-Rechnung grundsätzlich Pflicht (§ 14 Abs. 2 UStG). Seit 2025 muss jedes Unternehmen sie empfangen können. Beim Versenden gibt es Übergangsfristen (§ 27 Abs. 38 UStG):

Keine E-Rechnung brauchst du bei Rechnungen an Privatpersonen, bei Kleinbetragsrechnungen bis 250 € und als Kleinunternehmer (§ 34a UStDV).

Was gilt bei Reverse Charge, Kleinunternehmern und Gutschriften?

Reverse Charge (§ 14a UStG). Erbringst du eine Dienstleistung an ein Unternehmen in einem anderen EU-Land, schuldet dort die Kundschaft die Steuer. Auf die Rechnung gehören dann deine USt-IdNr., die USt-IdNr. der Kundschaft und die Angabe „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers" (§ 14a Abs. 1 UStG). Ausstellen musst du sie bis zum 15. des Folgemonats. Dasselbe Stichwort verlangt § 14a Abs. 5 UStG bei Inlandsfällen nach § 13b UStG; Umsatzsteuer weist du in beiden Fällen nicht aus. Mehr im Ratgeber Reverse Charge auf der Rechnung.

Kleinunternehmer (§ 19 UStG). Lag dein Gesamtumsatz im Vorjahr bei höchstens 25.000 € und bleibt er im laufenden Jahr bei höchstens 100.000 €, sind deine Umsätze steuerfrei. Seit 2025 regelt § 34a UStDV, was auf deine Rechnungen muss: Name und Anschrift beider Seiten, Steuernummer, USt-IdNr. oder Kleinunternehmer-IdNr., Ausstellungsdatum, Menge und Art der Leistung, Entgelt und ein Hinweis, dass die Steuerbefreiung für Kleinunternehmer gilt, etwa „Steuerfrei als Kleinunternehmer nach § 19 Abs. 1 UStG". Eine Rechnungsnummer verlangt § 34a UStDV nicht. Vergib trotzdem eine, für deine eigene Ordnung. Details im Ratgeber Kleinunternehmer-Rechnung.

Gutschrift (§ 14 Abs. 2 Satz 5 UStG). Steuerrechtlich ist eine Gutschrift eine Rechnung, die deine Kundschaft für dich ausstellt, wenn ihr das vorher vereinbart habt. Sie muss die Angabe „Gutschrift" tragen (Nr. 10). Stornierst oder korrigierst du eine eigene Rechnung, nenn das Dokument Stornorechnung oder Rechnungskorrektur, damit es niemand für eine Gutschrift hält.

Welche Fehler passieren oft?

1. Leistungsdatum fehlt. Das Ausstellungsdatum reicht nicht. Schreib Tag, Zeitraum oder Monat dazu.
2. Zu viel Umsatzsteuer ausgewiesen. Wer einen höheren Steuerbetrag ausweist als geschuldet, schuldet auch den Mehrbetrag (§ 14c Abs. 1 UStG), bis die Rechnung berichtigt ist. Typisch: 19 % statt 7 % oder Steuer auf eine Reverse-Charge-Leistung.
3. Steuer ausgewiesen, obwohl keine verrechnet werden darf. Weist du als Kleinunternehmer Umsatzsteuer aus, schuldest du sie trotzdem (§ 14c Abs. 2 UStG), und deine Kundschaft darf sie nicht als Vorsteuer abziehen.
4. Kundschaft ungenau bezeichnet. „Nordlicht" ist zu wenig, „Nordlicht GmbH" mit vollständiger Anschrift ist richtig.
5. Nummer doppelt vergeben. Passiert schnell, wenn mehrere Leute in Word verrechnen. Jede Nummer gibt es nur einmal.
6. Verschickte Rechnung still geändert. Fehlt eine Angabe oder ist sie falsch, berichtigst du die Rechnung mit einem Dokument, das sich eindeutig auf die ursprüngliche Rechnung bezieht (§ 31 Abs. 5 UStDV). Das Original bleibt erhalten. Besteht E-Rechnungspflicht, muss auch die Berichtigung eine E-Rechnung sein.