Die monatliche Belegroutine

Einmal im Monat, am besten in der ersten Woche, nimmst du dir 30 Minuten. Sammle die Belege des Vormonats an einem Ort, ordne jedem Umsatz einen zu, fordere Fehlendes an und übergib das Paket an deine Buchhaltung. Keine Suche mehr nach der Tankrechnung vom Juni im März, und die Voranmeldung geht pünktlich raus.

Warum jeden Monat?

• Die Umsatzsteuer-Voranmeldung wartet nicht. In Österreich ist die UVA am 15. des zweitfolgenden Monats fällig (§ 21 Abs. 1 UStG), in Deutschland am 10. des Folgemonats (§ 18 Abs. 1 UStG), mit Dauerfristverlängerung einen Monat später. Für die Vorsteuer braucht deine Buchhaltung die Eingangsrechnungen.
• Das Gesetz erwartet zeitnahe Aufzeichnungen. In Österreich gelten Eintragungen für einen Monat als zeitgerecht, wenn sie spätestens einen Monat und 15 Tage nach Monatsende gemacht sind (§ 131 Abs. 1 Z 2 lit. a BAO). In Deutschland müssen Buchungen „zeitgerecht und geordnet“ sein (§ 146 Abs. 1 AO).
• Lücken schließen sich schneller. Nach vier Wochen weißt du noch, wofür die 38,90 € an einen Online-Shop waren, und der Händler schickt die Rechnung nach.

Wie läuft die 30-Minuten-Routine?

Beispiel: Du führst Werkhaus Studio und hast im September 2026 34 Umsätze auf dem Geschäftskonto und 6 auf der Kreditkarte. Am 3. Oktober gehst du die Liste durch.

1. Sammeln (8 Minuten). Durchsuch dein Postfach nach „Rechnung“, „Invoice“ und „Beleg“ im Vormonat, dazu die Kundenkonten von Abos und Shops. Leg Papierbelege aus der Geldbörse dazu. Lad die Kontoauszüge aller Geschäftskonten und der Kreditkarte herunter, auch PayPal oder Stripe, falls du sie nutzt.
2. Hochladen (4 Minuten). Alles an einen Ort: PDFs, Fotos, Kontoauszüge. Papierbelege fotografierst du gleich mit dem Handy, gerade und vollständig lesbar.
3. Zuordnen (10 Minuten). Geh die Umsätze durch und häng an jeden den passenden Beleg. Was keinen Beleg braucht (Umbuchung zwischen eigenen Konten, Privatentnahme), markierst du als „nicht relevant“, damit es nicht als offen gilt.
4. Fehlendes klären (6 Minuten). Drei Belege fehlen: ein Software-Abo, ein Parkschein, eine Bestellung. Die Abo-Rechnung lädst du im Kundenkonto herunter, die Bestellung forderst du per E-Mail an, für den Parkschein schreibst du einen Eigenbeleg (siehe unten).
5. Übergeben (2 Minuten). Ein Ordner pro Monat mit Ausgangsrechnungen, Eingangsbelegen und Kontoauszügen geht an die Buchhaltung, mit einer kurzen Liste, was noch offen ist. Was genau reingehört, steht in der Checkliste für die Übergabe.

Wie geht's kostenlos mit KI in 20 Minuten?

Ohne Backbone, nur mit Claude und einem guten Prompt. Claude benennt deine Belege um, ordnet sie den Kontoauszügen zu und listet pro Zahlungsweg, welche Belege fehlen. Der Gratis-Tarif reicht, mit eingeschalteter Codeausführung.

Leg einmal diese Ordner an

Ein Ordner pro Monat, darin zwei Unterordner. Mehr braucht Claude nicht:

• Belege-2026-09/ ist der Monatsordner.
• Belege-2026-09/Kontoauszuege/ hat einen Auszug pro Zahlungsweg, als CSV oder PDF. Der Dateiname ist der Name des Zahlungswegs: Girokonto.csv, Kreditkarte.pdf, PayPal.csv.
• Belege-2026-09/Belege/ hat alle Belege des Monats, als PDF oder Foto. Die Dateinamen sind egal.
• Belege-umbenannt/ und Fehlende-Belege.csv legt Claude selbst an. Deine Originale bleiben unverändert.

Wo findest du die Kontoauszüge?

• Girokonto: Im Online-Banking das Konto öffnen, den Vormonat als Zeitraum wählen und die Umsätze exportieren, meist unter „Umsätze → Export → CSV“. CSV liest Claude am saubersten. Gibt es kein CSV, nimm den PDF-Kontoauszug.
• Kreditkarte: Im Kartenportal oder in der Banking-App die Umsätze des Monats als CSV oder die Abrechnung als PDF laden.
• PayPal: Unter „Aktivitäten“ die Umsätze des Monats als CSV herunterladen.
• Weitere Zahlungswege wie Stripe oder ein zweites Konto: genauso, eine Datei pro Weg.

So läuft's

1. Ordner füllen (8 Minuten). Postfach, Kundenkonten von Abos und Shops, Papierbelege als Foto: alles nach Belege/. Die Auszüge nach Kontoauszuege/.
2. An Claude geben (2 Minuten). Pack den Monatsordner als ZIP, lad ihn in den Chat und füg den Prompt unten ein. In der Desktop-App arbeitet Claude mit Cowork auch direkt im Ordner.
3. Umbenennen und zuordnen (5 Minuten). Claude liest jeden Beleg, benennt Kopien ohne Rückfrage um, etwa 2026-09-14_Hetzner_38,90.pdf, und ordnet jeden Beleg einer Zahlung zu, nach Betrag, Datum und Name.
4. Lücken klären (3 Minuten). Pro Zahlungsweg bekommst du eine Liste der Zahlungen ohne Beleg, dazu die Belege ohne Zahlung. Erst am Ende fragt Claude nach den unsicheren Treffern. Beim Parkschein hilft der Eigenbeleg.
5. Monatsordner packen (2 Minuten). Claude gibt dir den Ordner für die Buchhaltung als ZIP zurück: Kontoauszüge, umbenannte Belege und Fehlende-Belege.csv.

Du bist meine Assistenz für die monatliche Belegroutine. Arbeite alle Schritte selbstständig ab und frag erst ganz am Ende nach.

Monat: aus dem Ordnernamen (Belege-JJJJ-MM), sonst der Vormonat.

Eingaben (im ZIP oder im freigegebenen Ordner):
- Kontoauszuege/: ein Auszug pro Zahlungsweg (Girokonto, Kreditkarte, PayPal …) als CSV oder PDF. Der Dateiname ist der Name des Zahlungswegs.
- Belege/: alle Belege des Monats als PDF oder Foto, Dateinamen beliebig.

Regeln:
- Ändere, verschiebe oder lösche keine Originaldatei. Arbeite nur mit Kopien.
- Erfinde nichts. Ist Datum, Lieferant oder Betrag nicht lesbar, schreib „unlesbar“.
- Keine Steuerberatung.

Schritte:
1. Lies alle Kontoauszüge. Jede Datei ist ein Zahlungsweg. Nimm jede Zahlung des Monats auf: Datum, Empfänger, Verwendungszweck, Betrag.
2. Lies jeden Beleg: Rechnungsdatum, Lieferant, Bruttobetrag, Währung.
3. Benenne ohne Rückfrage Kopien aller Belege um: JJJJ-MM-TT_Lieferant_Betrag.pdf, z. B. 2026-09-14_Hetzner_38,90.pdf. Lieferant kurz, ohne Rechtsform, Bindestrich statt Leerzeichen. Betrag brutto mit zwei Nachkommastellen, Gutschrift mit Minus. Fotos behalten ihre Endung. Doppelter Name: _2 anhängen. Unlesbare Belege behalten ihren Namen.
4. Ordne jeden Beleg höchstens einer Zahlung zu. Betrag auf den Cent gleich, bei Fremdwährung bis 3 % Abweichung (Kurs und Gebühren). Datum bis 10 Tage vor oder 5 Tage nach der Buchung. Lieferant passt zu Empfänger oder Verwendungszweck. Passen nur Betrag und Datum: „unsicher“.
5. Kein Beleg nötig: Umbuchungen zwischen eigenen Konten, Privatentnahmen, Steuern, Gehälter und die Abbuchung von Kreditkarte oder PayPal auf dem Girokonto, wenn es dafür einen eigenen Auszug gibt.
6. Leg die Kopien ab in Belege-umbenannt/<Zahlungsweg>/, Belege ohne Zahlung in Belege-umbenannt/Ohne-Zahlung/.
7. Zeig mir:
   - pro Zahlungsweg eine Tabelle „Zahlungen ohne Beleg“ (Datum, Empfänger, Betrag),
   - eine Tabelle „Belege ohne Zahlung“ (Datei, Datum, Lieferant, Betrag),
   - eine Zusammenfassung pro Zahlungsweg: Zahlungen, mit Beleg, ohne Beleg, unsicher.
8. Schreib Fehlende-Belege.csv (Zahlungsweg, Datum, Empfänger, Betrag, Verwendungszweck), sortiert nach Zahlungsweg und Datum.
9. Pack Kontoauszuege/, Belege-umbenannt/ und Fehlende-Belege.csv als ZIP zum Download.
10. Erst jetzt: Zeig mir die unsicheren Treffer und frag, ob sie stimmen.

Noch schneller geht's mit unserem kostenlosen Skill aus der Skill-Bibliothek. Einmal in Claude installiert, reicht „Belegroutine für September“, und Claude kennt jeden Schritt.

Was zählt als Beleg?

Ein Beleg weist den Vorgang nach: wer, was, wann, wie viel. Jedes dieser Formate passt:

• PDF-Rechnung per E-Mail oder aus einem Kundenkonto.
• Foto oder Scan eines Papierbelegs, wenn alles lesbar und nichts abgeschnitten ist. Das Papier darfst du danach unter bestimmten Bedingungen wegwerfen, siehe Aufbewahrungspflicht.
• E-Rechnung (XRechnung, ZUGFeRD): Die bewahrst du im Originalformat auf, nicht nur als Ausdruck.
• Kontoauszug belegt die Zahlung, ersetzt aber nicht die Rechnung. Für die Vorsteuer brauchst du eine ordnungsgemäße Rechnung.

Und die Belege müssen geordnet sein, sodass sich jede Eintragung jederzeit prüfen lässt (§ 131 Abs. 1 Z 5 BAO, in Deutschland § 146 Abs. 1 AO). Ein Umsatz mit dem passenden Beleg daneben erfüllt das.

Was tun, wenn ein Beleg fehlt?

Frag zuerst nach einer Kopie. Fast jeder Händler, jede Plattform und jedes Abo stellt Rechnungen neu aus oder hat sie im Kundenkonto.

Geht das nicht, etwa beim Parkautomaten ohne Quittung, hilft ein Eigenbeleg. Das ist ein selbst geschriebener Nachweis mit:

• Datum und Betrag,
• Empfänger der Zahlung,
• Grund der Ausgabe und betrieblicher Anlass,
• warum es keinen Originalbeleg gibt,
• Datum und Unterschrift.

Deutschland: Den Eigenbeleg gibt es in keinem Gesetz. Er ist gelebte Praxis, die das Finanzamt anerkennen kann, wenn er die Ausnahme bleibt und plausibel ist. Eine feste Betragsgrenze nennt das Gesetz nicht. Vorsteuer kannst du daraus nicht ziehen: Dafür brauchst du eine Rechnung nach §§ 14, 14a UStG (§ 15 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 Satz 2 UStG).

Österreich: Auch hier steht der Eigenbeleg in keinem Gesetz. Für den Vorsteuerabzug brauchst du eine Rechnung nach § 11 UStG (§ 12 Abs. 1 Z 1 lit. a UStG). Als Nachweis für die Betriebsausgabe kann ein sorgfältiger Eigenbeleg reichen, wenn der Vorgang glaubhaft ist; ob er anerkannt wird, entscheidet im Einzelfall das Finanzamt.

Häufen sich Eigenbelege, repariere Schritt 1, statt mehr davon zu schreiben.

Wie bleiben Kontoauszüge vollständig?

Deine Buchhaltung bucht vom Kontoauszug aus. Fehlt ein Monat oder ein Konto, fehlen Umsätze und Belege, von denen niemand weiß.

• Alle Konten: Geschäftskonto, Kreditkarte, PayPal, Zahlungsanbieter wie Stripe, Tagesgeld, wenn es betrieblich ist.
• Lückenlos: jeder Monat, auch Monate ohne Bewegung. Der Endsaldo eines Auszugs ist der Anfangssaldo des nächsten.
• Offizieller Auszug als PDF von der Bank, dazu bei Bedarf eine CSV-Datei, wenn deine Buchhaltung die importieren will.

Ein paar Handgriffe bleiben bei dir: Belege, die nie per Mail kommen, etwa Parkschein oder Kassenbon, fotografierst du selbst, fehlende forderst du beim Händler an, und die Vorschläge siehst du kurz durch.