KI fürs Büro: 7 Aufgaben für ChatGPT oder Claude

Fang mit Aufgaben an, bei denen die KI schreibt oder sortiert und du entscheidest: Mails glätten, lange Texte zusammenfassen, Rechnungstexte aufräumen, Mahnungen und Angebote entwerfen, Checklisten bauen, Fristen aus Nachrichten ziehen. ChatGPT und Claude können das beide gut. Lass zuerst personenbezogene Daten weg und behalte Zahlen, Fristen und rechtliche Fragen selbst in der Hand.

Welche Aufgaben eignen sich zum Start?

Gute erste Aufgaben sind Textarbeit, die du liest, bevor sie rausgeht, und bei der ein Fehler nur eine Minute kostet. Diese sieben passen. Jede funktioniert mit erfundenen Namen, du brauchst also keine Kundendaten zum Ausprobieren.

1. Mail glätten. Rohentwurf einfügen, kürzer und freundlicher machen lassen. Dein Ton bleibt.
2. Langen Text zusammenfassen. Mail-Verlauf, Notizen, Briefing: "Fünf Stichpunkte und offene Fragen."
3. Rechnungstexte aufräumen. Aus "Zeug vor Ort gerichtet, Telefonate" wird eine klare Zeile. Mengen und Preise bleiben bei dir.
4. Zahlungserinnerung entwerfen. Freundliche erste Erinnerung und eine bestimmtere zweite. Daten und Beträge setzt du selbst ein und prüfst die Regeln (siehe unten).
5. Angebot gliedern. Aus dem Briefing: Leistung, Annahmen, was nicht enthalten ist, nächste Schritte. Den Preis legst du fest.
6. Checkliste bauen. Monatsabschluss, Kunden-Onboarding, Übergabe an die Steuerberatung. Einmal anpassen, immer wieder nutzen.
7. Fristen und To-dos herausziehen. Aus langer Mail oder Bestellung: Termine, Zahlungsziele, wer was schuldet. Dann mit dem Original abgleichen.

Deutschland und Österreich: Bei der Mahnung greifen die lokalen Regeln. In Deutschland gerät ein Geschäftskunde in der Regel 30 Tage nach Fälligkeit und Rechnungseingang in Verzug (§ 286 BGB, geprüft am 08.10.2026). In Österreich hängt es von der Vereinbarung ab; ohne Termin ist die Forderung sofort fällig (§ 904 ABGB, geprüft am 08.10.2026). Deinen Vertrag kennt die KI nicht. Unser Ratgeber zur Mahnung und der Verzugszinsrechner liefern dir die Zahlen.

ChatGPT oder Claude: was passt?

Für die sieben Aufgaben: beide. Beide schreiben sauberes Geschäftsdeutsch und -englisch, lesen eingefügte Texte und hochgeladene Dateien, und beide speichern Anweisungen in einem Projekt, damit du sie nicht neu tippst. Die Unterschiede, die für kleine Unternehmen zählen, betreffen Tarif, Preis und Einstellungen, und die ändern sich oft.

Die Lage am 08.10.2026:

• ChatGPT hat einen kostenlosen Zugang und Bezahltarife, mit Projekten für Dateien und Anweisungen. Grenzen und Funktionen hängen vom Tarif ab; prüfe die OpenAI-Hilfe zu Projekten (help.openai.com), bevor du dich auf eine Zahl verlässt.
• Claude nennt auf der Preisseite Free, Pro und Max; Projekte, Dateierstellung und Skills sind bei allen dreien angegeben (Free: bis zu fünf Projekte). Quelle: Claude-Preisseite (claude.com/pricing), gelesen am 08.10.2026.
• Beide haben eine Datenschutz-Einstellung, ob deine Chats zur Verbesserung der Modelle genutzt werden dürfen. Schau sie an, bevor du etwas über Kundschaft einfügst. Unser Ratgeber zu KI und DSGVO geht sie durch.

Teste es: Gib beiden denselben Prompt und behalte die Antwort, die weniger Änderungen braucht. Wir küren keinen Sieger. Das bessere Tool wechselt mit Aufgabe und Monat.

Wie geht ein guter Büro-Prompt?

Gib der KI Kontext, ein Beispiel, ein Format und eine Kontrolle mit.

1. Kontext. Wer du bist, wer liest, wofür. "Ich bin freie Designerin in Wien und schreibe an einen langjährigen Kunden."
2. Beispiel. Ein Satz oder eine Nachricht in deinem Stil. Die KI übernimmt ihn.
3. Format. Länge, Ton, Aufbau. "Höchstens 90 Wörter, Du-Form, keine Ausrufezeichen, Betreff zuerst."
4. Kontrolle. Lass die KI Annahmen nennen. "Nenne jedes Datum und jeden Betrag, die du genutzt hast, und markiere Geratenes."

Ein Prompt zum Kopieren für die erste Erinnerung:

`` Du hilfst mir bei meiner Büroarbeit. Ich bin selbstständig in [Deutschland/Österreich]. Schreibe eine freundliche erste Zahlungserinnerung auf Deutsch. Fakten: Rechnung [Nummer] vom [Datum], Betrag [Betrag], fällig am [Datum]. Kunde: [Name]. Ton: höflich, kurz, keine Drohungen. Höchstens 90 Wörter. Mit Betreff. Nenne nach dem Text alle genutzten Fakten und alles, was du angenommen hast. ``

Die Klammern füllst du selbst. Lass die KI keine Gebühr und keinen Zinssatz erfinden. Speichere einen Prompt, der funktioniert hat, in einem Projekt oder einer Notiz. Dann dauert der nächste zehn Sekunden.

Was darf die KI nie allein?

Alles, bei dem eine falsche Antwort Geld, eine Frist oder Kundschaft kostet:

• Zahlen. Beträge, Umsatzsteuer, Summen und Daten kommen aus deinen Unterlagen. Rechnet sie, rechnest du nach.
• Recht und Steuern. Pflichtangaben, Umsatzsteuer, Aufbewahrung und Verzug unterscheiden sich in Deutschland und Österreich und ändern sich. Nutze amtliche Quellen oder deine Steuerberatung.
• Versenden. Nichts geht an Kundschaft, Finanzamt oder Bank, bevor du es gelesen hast.
• Personenbezogene Daten. Starte mit erfundenen Namen. Echte Kundendaten brauchen einen Tarif mit AV-Vertrag (Art. 28 DSGVO); meist bieten das nur Business-Tarife.

KI bereitet vor, du gibst frei. Sie kann sicher klingen und trotzdem falsch liegen. Darum verlangt der Prompt oben ihre Annahmen.