Rechnungsnummer: die Regeln in Österreich und Deutschland

Eine Rechnungsnummer muss in Österreich und Deutschland fortlaufend sein und darf nur ein einziges Mal vergeben werden. So steht es in § 11 Abs. 1 Z 3 lit. h UStG (AT) und § 14 Abs. 4 Satz 1 Nr. 4 UStG (DE). Eine lückenlose Folge schreibt keines der beiden Gesetze vor, die deutsche Finanzverwaltung sagt sogar ausdrücklich, dass sie nicht zwingend ist. Buchstaben, Jahreszahlen und mehrere Nummernkreise sind erlaubt, solange das System klar ist.

Was verlangt das Gesetz?

Beide Länder verwenden fast denselben Wortlaut:

• Deutschland: „eine fortlaufende Nummer mit einer oder mehreren Zahlenreihen, die zur Identifizierung der Rechnung vom Rechnungsaussteller einmalig vergeben wird" (§ 14 Abs. 4 Satz 1 Nr. 4 UStG).
• Österreich: „eine fortlaufende Nummer mit einer oder mehreren Zahlenreihen, die zur Identifizierung der Rechnung einmalig vergeben wird" (§ 11 Abs. 1 Z 3 lit. h UStG).

Die Nummer muss also sein:

1. Einmalig: Keine Nummer darf es zweimal geben, auch nicht in verschiedenen Jahren oder bei verschiedenen Kunden. Jede Rechnung muss eindeutig identifizierbar sein.
2. Fortlaufend: Die Nummern folgen einem festen, nachvollziehbaren System. Das Gesetz schreibt kein Format vor. Willkürlich vergebene Zufallszahlen sind deshalb riskant.

„Eine oder mehrere Zahlenreihen" heißt: Du darfst mehrere Nummernkreise parallel führen, etwa einen pro Jahr oder pro Standort.

Ausnahmen gibt es: Kleinbetragsrechnungen brauchen keine Nummer (bis 250 € in DE nach § 33 UStDV, bis 400 € in AT nach § 11 Abs. 6 UStG), und in Deutschland verlangt § 34a UStDV auch von Kleinunternehmern keine Rechnungsnummer. Vergib sie trotzdem. Deine Kundschaft und deine Buchhaltung arbeiten damit.

Muss die Nummer lückenlos sein?

Kurz: nein, aber Lücken sollten erklärbar sein.

Deutschland. Die Finanzverwaltung schreibt im Umsatzsteuer-Anwendungserlass ausdrücklich, dass eine lückenlose Abfolge der Rechnungsnummern nicht zwingend ist (UStAE 14.5 Abs. 10). Wichtig ist, dass jede Nummer einmalig ist.

Österreich. Das Gesetz verlangt eine fortlaufende Nummer, ein ausdrückliches Lückenlos-Gebot steht nicht darin. Laut Umsatzsteuerrichtlinien (UStR 2000 Rz 1539, 1548–1552) kannst du den Beginn der Nummerierung frei wählen, solange er systematisch ist, und Buchstaben sowie mehrere Rechnungskreise verwenden. Deine Kundschaft muss die Fortlaufendheit nicht prüfen.

Warum Lücken trotzdem zählen. Die Nummer zählt auch für dich: Bei einer Betriebsprüfung zeigt eine durchgehende Folge, dass keine Rechnung fehlt. Deine Aufzeichnungen müssen vollständig und geordnet sein (in Österreich § 131 BAO, in Deutschland § 146 AO). Eine unerklärte Lücke wirft Fragen auf.

Wird eine Nummer übersprungen, notier kurz, warum. Zum Beispiel: „2026-017 nicht vergeben, Entwurf gelöscht am 12.03.2026." Ein Programm, das Nummern erst beim Ausstellen vergibt, vermeidet solche Lücken von vornherein.

Welche Formate funktionieren?

Alle diese Formate sind in beiden Ländern üblich, solange jede Nummer einmalig bleibt:

Gut zu wissen:

• Startwert: Du musst nicht bei 1 anfangen. 2026-101 ist genauso zulässig und verrät nicht, dass es deine erste Rechnung ist.
• Jahreswechsel: Mit Jahreszahl im Format darfst du jedes Jahr neu zählen, 2027-001 folgt also auf 2026-148. Ohne Jahreszahl zählst du weiter.

Beim Kunden-Kürzel gilt: Die Kombination aus Kürzel und Zähler muss einmalig bleiben, und das System sollte festgelegt und dokumentiert sein.

Ist ein Vertrag über eine Dauerleistung selbst die Rechnung, etwa ein Miet- oder Wartungsvertrag mit monatlichen Zahlungen, genügt in Deutschland eine einmalige Nummer aus dem Vertrag, etwa die Objekt- oder Mieternummer; die Zahlungsbelege brauchen keine eigene Nummer (UStAE 14.5 Abs. 12). Bei E-Rechnungspflicht muss die Nummer im strukturierten Teil der E-Rechnung stehen. Stellst du jeden Monat eine eigene Rechnung, bekommt jede ihre eigene Nummer.

Darfst du mehrere Nummernkreise nutzen?

Mehrere Nummernkreise nebeneinander sind in beiden Ländern erlaubt, wenn klar ist, welche Rechnung in welchen Kreis gehört. Typische Aufteilungen:

• nach Dokumentart: Rechnungen RE-2026-…, Stornorechnungen ST-2026-…
• nach Standort oder Bereich: Wien W-2026-…, Graz G-2026-…
• nach Zeitraum: pro Jahr oder pro Monat

In Österreich nennen die Richtlinien zum Beispiel Filialen, Betriebsstätten und Kassen als eigene Rechnungskreise und erlauben für Gutschriften einen eigenen Kreis (UStR 2000 Rz 1549 und 1552). Deutschland erlaubt eigene Nummernkreise für zeitlich, geographisch oder organisatorisch abgegrenzte Bereiche (UStAE 14.5 Abs. 11).

Angebote sind keine Rechnungen. Sie brauchen keine Rechnungsnummer und gehören nicht in den Rechnungskreis. Gib ihnen eine eigene Angebotsnummer.

Was passiert mit der Nummer beim Storno?

Eine verschickte Rechnung änderst du nicht nachträglich, auch nicht ihre Nummer. Stattdessen:

1. Die ursprüngliche Rechnung behält ihre Nummer und bleibt in deiner Ablage, zum Beispiel 2026-031.
2. Die Stornorechnung bekommt eine neue Nummer (2026-032 oder ST-2026-004) und nennt die Nummer und das Datum der ursprünglichen Rechnung.
3. Die korrigierte Rechnung bekommt wieder eine neue Nummer (2026-033).

Fehlt eine Angabe oder ist eine falsch, kannst du in Deutschland statt Storno auch ein Berichtigungsdokument schicken, das sich eindeutig auf die ursprüngliche Rechnung bezieht (§ 31 Abs. 5 UStDV). Es reicht, wenn das Dokument die Nummer der ursprünglichen Rechnung nennt; eine eigene neue Nummer ist nicht vorgeschrieben (UStAE 14.11 Abs. 1).

Eine stornierte Nummer vergibst du nie ein zweites Mal.

Darfst du mitten im Jahr das System wechseln?

Du wechselst von Word, Excel oder einem anderen Programm? Es gibt zwei saubere Wege:

• Weiterzählen: Die letzte Rechnung im alten System war 2026-047, die erste im neuen ist 2026-048. Das ist die übersichtlichste Lösung.
• Neuer Kreis: Du startest einen neuen Nummernkreis mit eigenem Präfix, etwa B-2026-001. Dann darf es keine Überschneidung mit dem alten Kreis geben.

Notier das Datum des Wechsels und die letzte alte Nummer, und heb die alten Rechnungen auf. Das neue Programm darf nie wieder bei 2026-001 starten, wenn es die Nummer schon gibt.