Zahlungserinnerung und Mahnung: drei Stufen mit Vorlagen

Eine Mahnung nach Fälligkeit reicht. In Deutschland kommt dein Kunde damit in Verzug (§ 286 Abs. 1 BGB). In Österreich ist er es schon, wenn das Geld am Fälligkeitstag nicht auf deinem Konto ist (Privatkunden müssen die Überweisung nur an diesem Tag beauftragen). Zahlungserinnerung, Mahnung und letzte Mahnung sind kaufmännische Praxis, kein Gesetz. Freundlich anfangen, klar enden. Hier sind die Regeln für beide Länder und Vorlagen zum Kopieren.

Was ist der Unterschied zwischen Zahlungserinnerung, Mahnung und letzter Mahnung?

Nur der Ton. Rechtlich sind alle drei gleich.

Die Abstände sind Erfahrungswerte. Jede Stufe muss nach der Fälligkeit kommen und eindeutig zur Zahlung auffordern. Sonst ist sie in Deutschland keine Mahnung im Sinne des § 286 BGB.

Jede Stufe nennt:

1. Rechnungsnummer, Rechnungsdatum und offenen Betrag
2. das ursprüngliche Fälligkeitsdatum
3. eine neue Frist mit Datum („bis 6. Oktober 2026“, nie „umgehend“)
4. deine Bankverbindung und den Verwendungszweck
5. ab der 1. Mahnung: Verzugszinsen und, im B2B-Geschäft, die Pauschale

Wann genau ist dein Kunde in Verzug?

Ab Verzug laufen Zinsen. Kenn den Tag.

Deutschland: § 286 BGB

Dein Kunde kommt auf drei Wegen in Verzug:

1. Mahnung nach Fälligkeit (§ 286 Abs. 1 BGB). Verzug, sobald die Mahnung zugeht. Eine genügt.
2. Termin nach dem Kalender (§ 286 Abs. 2 Nr. 1 BGB). Ist „zahlbar bis 15. September 2026“ vereinbart, ist der Kunde am 16. September ohne Mahnung in Verzug.
3. 30-Tage-Regel (§ 286 Abs. 3 BGB). Spätestens 30 Tage nach Fälligkeit und Zugang der Rechnung, auch ohne Mahnung. Gezählt wird nicht ab Rechnungsdatum.

Bei Verbrauchern gilt die 30-Tage-Regel nur, wenn die Rechnung darauf hinweist. Ein Satz reicht:

Zahlst du nicht innerhalb von 30 Tagen nach Fälligkeit und Zugang dieser Rechnung, kommst du auch ohne Mahnung in Zahlungsverzug (§ 286 Abs. 3 BGB).

Kein Verzug, solange der Kunde die Verzögerung nicht zu vertreten hat (§ 286 Abs. 4 BGB), etwa weil deine Rechnung nie angekommen ist.

Österreich: Fälligkeit reicht

In Österreich ist der Kunde in Verzug, wenn er den vereinbarten oder gesetzlichen Zahlungstermin verpasst. Dafür brauchst du keine Mahnung, auch nicht vor der Klage. Bei Überweisungen zwischen Unternehmen muss das Geld am Fälligkeitstag auf deinem Konto sein (§ 907a Abs. 2 ABGB). Privatkunden müssen die Überweisung nur an diesem Tag beauftragen (§ 6a Abs. 2 KSchG).

Schreib also immer ein Zahlungsziel auf die Rechnung, zum Beispiel „zahlbar bis 15. Jänner 2027“. Dann weiß jeder, ab wann der Verzug läuft. Mahnen lohnt sich trotzdem. Es ist der günstigste Weg zu deinem Geld.

Welche Vorlagen kannst du kopieren?

Ersetze die Platzhalter in eckigen Klammern. Das Beispiel: Rechnung RE-2026-118 vom 1. September 2026 über 2.400 €, fällig am 15. September 2026, Geschäftskunde in Deutschland. Die englischen Fassungen stehen im Ratgeber Mahnung auf Englisch.

Betreff: Zahlungserinnerung zur Rechnung [RE-2026-118]

Hallo [Name],

unsere Rechnung [RE-2026-118] vom [1. September 2026] über [2.400,00 €] war am [15. September 2026] fällig. Bei uns ist bisher keine Zahlung eingegangen. Vermutlich ist sie einfach untergegangen.

Bitte überweise den Betrag bis zum [29. September 2026]:

Kontoinhaber: [Name]
IBAN: [IBAN]
BIC: [BIC]
Verwendungszweck: [RE-2026-118]

Falls du schon bezahlt hast, betrachte diese Nachricht bitte als gegenstandslos. Und falls an der Rechnung etwas unklar ist, melde dich gern.

Viele Grüße
[Dein Name]

Betreff: Mahnung zur Rechnung [RE-2026-118]

Hallo [Name],

trotz unserer Zahlungserinnerung vom [22. September 2026] ist die Rechnung [RE-2026-118] vom [1. September 2026] über [2.400,00 €] noch offen.

Bitte überweise den Betrag bis spätestens [6. Oktober 2026] auf das unten genannte Konto. Seit dem [Datum des Verzugseintritts] bist du in Zahlungsverzug; ab diesem Tag fallen gesetzliche Verzugszinsen von [10,52] % pro Jahr an.

Kontoinhaber: [Name]
IBAN: [IBAN]
BIC: [BIC]
Verwendungszweck: [RE-2026-118]

Gibt es ein Problem mit der Rechnung, ruf mich bitte direkt an. Dann klären wir das schnell.

Viele Grüße
[Dein Name]

Betreff: Letzte Mahnung zur Rechnung [RE-2026-118]

Hallo [Name],

die Rechnung [RE-2026-118] vom [1. September 2026] ist trotz Zahlungserinnerung und Mahnung, zuletzt vom [29. September 2026], noch offen. Offen sind jetzt:

Rechnungsbetrag:                    [2.400,00 €]
Verzugszinsen [10,52] % p. a., [30] Tage:   [20,75 €]
Pauschale nach [§ 288 Abs. 5 BGB]:   [40,00 €]
Gesamt:                             [2.460,75 €]

Bitte überweise den Gesamtbetrag bis zum [20. Oktober 2026]. Geht bis dahin keine Zahlung ein, übergeben wir die Forderung ohne weitere Ankündigung [einem Inkassobüro / dem Gericht]. Die Kosten dafür gehen zu deinen Lasten.

Viele Grüße
[Dein Name]

Die 10,52 % sind der deutsche B2B-Satz, gültig bis 31.12.2026. Für Kunden in Österreich nimmst du 10,73] % (§ 456 UGB, gültig bis 31.12.2026) und „Pauschale nach § 458 UGB“. Bei Privatkunden fällt die Pauschale weg, und der Satz ist niedriger. Satz und Berechnung findest du unter [Verzugszinsen berechnen oder im Verzugszinsrechner.

Siezt du deine Kunden, passt du nur die Anrede an.

Darfst du Mahnspesen und die 40-Euro-Pauschale verlangen?

Die Pauschale (B2B). Ist dein Kunde ein Unternehmen und in Verzug, stehen dir 40 € zu: in Deutschland nach § 288 Abs. 5 BGB, in Österreich nach § 458 UGB. Sie kommt zu den Zinsen dazu. Verbraucher zahlen sie nicht.

Mahnspesen. Feste Mahngebühren gibt es in keinem der beiden Länder. Ersetzt werden nur tatsächliche, angemessene Kosten durch den Verzug:

• Deutschland: Die erste Mahnung, die den Verzug auslöst, kostet den Kunden nichts. Danach kannst du konkrete Kosten (z. B. Porto) als Verzugsschaden verlangen. Im B2B-Geschäft wird die 40-€-Pauschale darauf angerechnet (§ 288 Abs. 5 Satz 3 BGB). Doppelt bekommst du sie nicht.
• Österreich: Kosten über die 40 € hinaus ersetzt dir § 1333 Abs. 2 ABGB, wenn sie notwendig und im Verhältnis zur Forderung angemessen sind.

Viele Vorlagen setzen 10 oder 15 € pro Brief an. Ohne Vereinbarung mit dem Kunden ist das angreifbar. Lass es weg und verlange Zinsen und Pauschale, die sind gesetzlich gedeckt.

Wie schreibst du eine Mahnung auf Englisch?

Im Englischen hat jede Stufe ein eigenes Wort:

Nimm „dunning letter“ nicht für die erste Stufe. Das ist die wörtliche Übersetzung, klingt für britische oder amerikanische Kunden aber nach Inkassobüro. Kurze, höfliche Mails wirken besser als lange Briefe. Fertige Vorlagen stehen im Ratgeber Mahnung auf Englisch.

Kunden im Ausland. In der EU legt die Zahlungsverzugsrichtlinie (2011/7/EU) im Geschäftsverkehr einen Mindeststandard fest: mindestens 8 Prozentpunkte über dem Referenzzinssatz und mindestens 40 € Pauschale. Welches Recht gilt, hängt von eurem Vertrag ab. Schreib anwendbares Recht und Gerichtsstand ins Angebot oder in die AGB, nenn die Währung in jeder Mahnung und gib Überweisungen aus Nicht-EU-Ländern ein paar Bankarbeitstage mehr, bevor du eskalierst.

Wann lohnen sich Inkasso oder Mahnverfahren?

Hilft auch die letzte Mahnung nicht, hast du zwei Wege:

• Deutschland: das gerichtliche Mahnverfahren (§§ 688 ff. ZPO). Du beantragst einen Mahnbescheid beim zuständigen Mahngericht, online und ohne Anwalt. Widerspricht der Kunde nicht, folgt der Vollstreckungsbescheid.
• Österreich: die Mahnklage im Mahnverfahren (§ 244 ZPO) für Geldforderungen bis 75.000 €. Das Gericht erlässt einen Zahlungsbefehl. Erhebt der Kunde keinen Einspruch, wird er rechtskräftig.
• Inkasso: Ein Inkassobüro fasst gegen Gebühr nach. Welche Kosten der Kunde tragen muss, ist in beiden Ländern begrenzt. Lass dich im Zweifel beraten.

Ruf vorher an. Oft ist die Rechnung nur offen, weil sie im falschen Postfach liegt.