Rechnung nach Belgien: was draufgehört und ob du Peppol brauchst

Dein Kunde in Brüssel schreibt, er nehme ab jetzt nur noch Rechnungen über Peppol an. Du hast kein Peppol, und die Rechnung ist fällig. Bevor du dir einen Zugang besorgst: Die belgische Pflicht gilt für Unternehmen mit Sitz in Belgien. Als Absender ohne Niederlassung dort bist du ausgenommen.

Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers.
Autoliquidation. TVA due par le preneur (article 196 de la directive 2006/112/CE).
Btw verlegd. Btw verschuldigd door de afnemer (artikel 196 van Richtlijn 2006/112/EG).

Übergang der Steuerschuld auf den Leistungsempfänger.
Autoliquidation. TVA due par le preneur (article 196 de la directive 2006/112/CE).

Rechnung nach Belgien mit Backbone: Backbone ist das Backoffice für KI-Agenten, Freelancer und KMU. Sag's deinem KI-Chat, ChatGPT, Claude oder einer anderen KI mit MCP-Unterstützung: „Schreib eine Rechnung an Atelier Noord in Antwerpen über 2.400 € für das Webdesign im Oktober.“ Ist die belgische USt-Nummer deines Kunden hinterlegt, setzt Backbone Reverse Charge mit 0 % und dem Hinweis zur Steuerschuld und prüft die Pflichtangaben. Du bestätigst den Entwurf. In Minuten startklar, ohne Buchhaltungswissen.

Französisch oder Niederländisch

Belgien ist zweisprachig, und die Finance-Abteilung deines Kunden arbeitet auf Französisch oder Niederländisch. Für dein Heimatrecht reicht der deutsche Satz. Ein Zusatz in der passenden Sprache spart Rückfragen. Weitere Muster findest du unter Reverse Charge: Muster.

Privatkunden in Belgien

An Privatpersonen gilt der Ort deines Unternehmens (§ 3a Abs. 1 UStG), also 19 % deutsche oder 20 % österreichische Umsatzsteuer. Bei digitalen Diensten, Telekommunikation und Rundfunk wechselt der Ort nach Belgien, sobald deine Umsätze damit an Privatkunden in anderen EU-Ländern 10 000 Euro übersteigen. Dann berechnest du den belgischen Normalsatz von 21 % und meldest die Steuer über den One-Stop-Shop.

E-Rechnung in Belgien

Seit 1.1.2026 müssen belgische Unternehmen mit Mehrwertsteuernummer einander strukturierte E-Rechnungen schicken, über das Peppol-Netz im Format Peppol BIS. Ein PDF per E-Mail reicht zwischen ihnen nicht mehr. Das gilt auch für belgische Kleinunternehmer, beim Ausstellen und beim Empfang.

Ausgenommen sind laut SPF Finances Unternehmen ohne feste Niederlassung in Belgien, selbst wenn sie dort eine Mehrwertsteuernummer haben. Für Rechnungen aus dem Ausland ist eine E-Rechnung nur mit Zustimmung des Empfängers erlaubt, eine Registrierung im Peppol-Netz zählt als Zustimmung. Papier bleibt zulässig, ein PDF mit Zustimmung des Empfängers. Will dein Kunde trotzdem eine E-Rechnung, fragst du am besten vorher, ob er ZUGFeRD oder XRechnung verarbeiten kann.

Für öffentliche Aufträge, die seit 1.3.2024 veröffentlicht wurden, ist die E-Rechnung an belgische Behörden ab 3.000 € netto Pflicht, bei Bundesbehörden auch darunter. Ob das auch Lieferanten aus dem Ausland betrifft, klärst du mit dem Auftraggeber.

Mustertext für die Peppol-Anfrage

Sehr geehrte Damen und Herren, wir haben keinen Sitz und keine Niederlassung in Belgien. Nach Auskunft des SPF Finances fallen wir nicht unter die Pflicht zur strukturierten E-Rechnung. Wir senden Ihnen die Rechnung daher als PDF. Vielen Dank.
Madame, Monsieur, nous ne sommes pas établis en Belgique. Selon le SPF Finances, l'obligation de facturation électronique structurée ne s'applique pas à notre entreprise. Nous vous envoyons donc la facture en PDF.
Cordialement.

Zahlt der Kunde nicht, lies Mahnung nach Belgien.