# Mahnung auf Englisch in die USA: 3 Muster zum Kopieren > Dein Unternehmen sitzt in Deutschland oder Österreich, dein Kunde in den USA, und die Rechnung ist offen? Hier sind drei Mahnungen auf Englisch, fertig zum Kopieren: Zahlungserinnerung, zweite Mahnung und letzte Mahnung, mit Beträgen in Dollar und deinen Bankdaten für die Auslandsüberweisung an der richtigen Stelle. Quelle: https://back-bone.io/blog/mahnung-usa Veröffentlicht: 2026-10-17 · Aktualisiert: 2026-10-18 Kategorie: Ratgeber **Land wechseln** *EU* - [Belgien](https://back-bone.io/blog/mahnung-belgien) - [Bulgarien](https://back-bone.io/blog/mahnung-bulgarien) - [Dänemark](https://back-bone.io/blog/mahnung-daenemark) - [Deutschland](https://back-bone.io/blog/mahnung-deutschland) - [Estland](https://back-bone.io/blog/mahnung-estland) - [Finnland](https://back-bone.io/blog/mahnung-finnland) - [Frankreich](https://back-bone.io/blog/mahnung-frankreich) - [Griechenland](https://back-bone.io/blog/mahnung-griechenland) - [Irland](https://back-bone.io/blog/mahnung-irland) - [Italien](https://back-bone.io/blog/mahnung-italien) - [Kroatien](https://back-bone.io/blog/mahnung-kroatien) - [Lettland](https://back-bone.io/blog/mahnung-lettland) - [Litauen](https://back-bone.io/blog/mahnung-litauen) - [Luxemburg](https://back-bone.io/blog/mahnung-luxemburg) - [Malta](https://back-bone.io/blog/mahnung-malta) - [Niederlande](https://back-bone.io/blog/mahnung-niederlande) - [Österreich](https://back-bone.io/blog/mahnung-oesterreich) - [Polen](https://back-bone.io/blog/mahnung-polen) - [Portugal](https://back-bone.io/blog/mahnung-portugal) - [Rumänien](https://back-bone.io/blog/mahnung-rumaenien) - [Schweden](https://back-bone.io/blog/mahnung-schweden) - [Slowakei](https://back-bone.io/blog/mahnung-slowakei) - [Slowenien](https://back-bone.io/blog/mahnung-slowenien) - [Spanien](https://back-bone.io/blog/mahnung-spanien) - [Tschechien](https://back-bone.io/blog/mahnung-tschechien) - [Ungarn](https://back-bone.io/blog/mahnung-ungarn) - [Zypern](https://back-bone.io/blog/mahnung-zypern) *Europa (außerhalb der EU)* - [Albanien](https://back-bone.io/blog/mahnung-albanien) - [Bosnien und Herzegowina](https://back-bone.io/blog/mahnung-bosnien-und-herzegowina) - [Großbritannien](https://back-bone.io/blog/mahnung-grossbritannien) - [Island](https://back-bone.io/blog/mahnung-island) - [Kosovo](https://back-bone.io/blog/mahnung-kosovo) - [Liechtenstein](https://back-bone.io/blog/mahnung-liechtenstein) - [Moldau](https://back-bone.io/blog/mahnung-moldau) - [Montenegro](https://back-bone.io/blog/mahnung-montenegro) - [Nordmazedonien](https://back-bone.io/blog/mahnung-nordmazedonien) - [Norwegen](https://back-bone.io/blog/mahnung-norwegen) - [Schweiz](https://back-bone.io/blog/mahnung-schweiz) - [Serbien](https://back-bone.io/blog/mahnung-serbien) - [Türkei](https://back-bone.io/blog/mahnung-tuerkei) - [Ukraine](https://back-bone.io/blog/mahnung-ukraine) *Weitere Länder* - [USA](https://back-bone.io/blog/mahnung-usa) - [Vereinigte Arabische Emirate](https://back-bone.io/blog/mahnung-vereinigte-arabische-emirate) - [Rest der Welt](https://back-bone.io/blog/mahnung-rest-der-welt) ## Dein Recht, deine Zinsen Für deinen Vertrag gilt in der Regel dein deutsches bzw. österreichisches Recht; am besten im Angebot und in den AGB festhalten. Bei Geschäftskunden sind das in Deutschland 9 Prozentpunkte über dem Basiszinssatz, im 2. Halbjahr 2026 also **10,52 %**, dazu 40 € Pauschale. In Österreich sind es 9,2 Punkte, also **10,73 %**, ebenfalls mit 40 €. Den genauen Betrag rechnet dir der [Verzugszinsrechner](https://back-bone.io/tools/verzugszinsrechner) aus. ## Die drei Muster Wähl über dem Muster, wo dein Unternehmen sitzt, Deutschland oder Österreich: Zinssatz, Gesetz und Pauschale stehen dann schon drin. Du ersetzt nur noch die Platzhalter in eckigen Klammern. **Stufe 1: Payment reminder** *Deutschland* ```text Subject: Payment reminder — invoice [number] Dear [Mr/Ms surname], I hope you are well. This is a friendly reminder that invoice [number] of [invoice date] for USD [amount] was due on [due date] and is still open on our side. If the payment is already on its way, please disregard this message. Otherwise, please transfer the amount by international wire transfer to: Account holder: [your company] IBAN: [IBAN] BIC (SWIFT): [BIC] Reference: [invoice number] Kind regards, [your name] ``` *Österreich* ```text Subject: Payment reminder — invoice [number] Dear [Mr/Ms surname], I hope you are well. This is a friendly reminder that invoice [number] of [invoice date] for USD [amount] was due on [due date] and is still open on our side. If the payment is already on its way, please disregard this message. Otherwise, please transfer the amount by international wire transfer to: Account holder: [your company] IBAN: [IBAN] BIC (SWIFT): [BIC] Reference: [invoice number] Kind regards, [your name] ``` **Stufe 2: Second reminder** *Deutschland* ```text Subject: Second reminder — invoice [number], now overdue Dear [Mr/Ms surname], Despite our reminder of [date], invoice [number] of [invoice date] for USD [amount] remains unpaid. The payment is now [x] days overdue. Please settle the outstanding amount by [new date]. Under our terms and German law (§ 288 BGB), default interest of 10.52% per annum applies from [date default began], plus a flat fee of EUR 40 for recovery costs. IBAN: [IBAN] · BIC (SWIFT): [BIC] · Reference: [invoice number] If there is a problem with this invoice, please contact me directly so we can sort it out. Kind regards, [your name] ``` *Österreich* ```text Subject: Second reminder — invoice [number], now overdue Dear [Mr/Ms surname], Despite our reminder of [date], invoice [number] of [invoice date] for USD [amount] remains unpaid. The payment is now [x] days overdue. Please settle the outstanding amount by [new date]. Under our terms and Austrian law (§ 456 and § 458 UGB), default interest of 10.73% per annum applies from [date default began], plus a flat fee of EUR 40 for recovery costs. IBAN: [IBAN] · BIC (SWIFT): [BIC] · Reference: [invoice number] If there is a problem with this invoice, please contact me directly so we can sort it out. Kind regards, [your name] ``` **Stufe 3: Final notice** *Deutschland* ```text Subject: Final notice — invoice [number] Dear [Mr/Ms surname], Invoice [number] of [invoice date] for USD [amount] is still outstanding despite two reminders, most recently on [date]. Outstanding amount: USD [amount] Default interest ([x] days at 10.52%): USD [interest] Flat fee for recovery costs (EUR 40): USD [fee] Total now due: USD [total] Please transfer the total to IBAN [IBAN] by [date]. If we have not received payment by then, we will hand the claim over for collection, and any further costs will be added to your account. Kind regards, [your name] ``` *Österreich* ```text Subject: Final notice — invoice [number] Dear [Mr/Ms surname], Invoice [number] of [invoice date] for USD [amount] is still outstanding despite two reminders, most recently on [date]. Outstanding amount: USD [amount] Default interest ([x] days at 10.73%): USD [interest] Flat fee for recovery costs (EUR 40): USD [fee] Total now due: USD [total] Please transfer the total to IBAN [IBAN] by [date]. If we have not received payment by then, we will hand the claim over for collection, and any further costs will be added to your account. Kind regards, [your name] ``` ## Was bei Kunden in den USA anders ist - **Zinsen gehören in den Vertrag.** Einen bundesweiten gesetzlichen Verzugszins für Geschäftskunden wie in der EU gibt es in den USA nicht. Schreib Zinssatz, Mahngebühr, anwendbares Recht und Gerichtsstand in Angebot und AGB. Dann verweist du in der Mahnung einfach darauf. - **„Net 30“ ist die gängige Formel.** US-Kunden kennen Zahlungsziele als „Net 30“ oder „Net 60“. Steht zusätzlich das Datum auf der Rechnung, gibt es keine Diskussion, wann die Zahlung fällig war. - **Wire statt Scheck.** Viele US-Firmen zahlen im Inland per ACH oder Scheck. Für dich zählt die internationale Überweisung (wire) mit IBAN und BIC. Zwischenbanken können Gebühren abziehen, bitte deinen Kunden deshalb, die Gebühren auf seiner Seite zu tragen. Zahlt er in Dollar, rechnet deine Bank zum Tageskurs um. - **Monat vor Tag.** In den USA steht 11/05/2026 für den 5. November, nicht für den 11. Mai. Schreib Daten aus, etwa „November 5, 2026“, dann ist jede Frist eindeutig. - **Keine USt-IdNr., kein Reverse Charge.** Dienstleistungen an US-Firmen sind in Deutschland und Österreich in der Regel nicht steuerbar, die EU-Reverse-Charge-Zeile fällt weg. Ein kurzer Satz, warum keine Umsatzsteuer auf der Rechnung steht, erspart die Rückfrage. > Mein Ziel ist es, Backoffice-Aufgaben zu optimieren und zu automatisieren, damit wir Founder uns auf das Wesentliche konzentrieren können. > > Die Automatisierung durch KI-Agenten und KI-Integrationen bei Backoffice-Aufgaben ist die Zukunft – deshalb habe ich Backbone entwickelt! ## So macht's Backbone Mahnwesen auf Autopilot. In der App oder im Chat mit ChatGPT, Claude und vielen mehr. 1. **Mahnwesen einschalten** Einmal einstellen. Läuft von selbst. 2. **Wer ist überfällig?** Eine Frage, alle offenen Rechnungen. 3. **Mahnung raus** Du gibst frei. Erst dann geht sie raus. ## Häufige Fragen ### Darf ich einen Kunden in den USA auf Englisch mahnen? Ja, natürlich. Wichtig ist, dass die Mahnung klar ist: Rechnungsnummer, Betrag in der Währung der Rechnung, ausgeschriebene Frist und Bankdaten für die Auslandsüberweisung. ### Welche Zinsen kann ich verlangen? Bei deutschem Recht 10,52 % im Jahr, bei österreichischem 10,73 %. Dazu kommen jeweils 40 € Pauschale (Stand: 2. Halbjahr 2026). Gilt laut Vertrag das Recht deines Kunden, zählen seine Regeln. ### Was sollte in meinem Vertrag mit US-Kunden stehen? Zahlungsziel, Zinssatz für überfällige Beträge, Mahngebühr, anwendbares Recht, Gerichtsstand und wer die Inkassokosten trägt. Dann kannst du in der Mahnung genau darauf verweisen. ### Mein Kunde will per Scheck zahlen. Was tun? Bitte um eine internationale Überweisung (wire) an deine IBAN. Ein US-Scheck braucht bei einer deutschen oder österreichischen Bank lange und kostet Gebühren. --- Allgemeine Information, keine Rechts- oder Steuerberatung und keine Prüfung deines Einzelfalls. Angaben zu Anbietern und Gesetzen können sich ändern. Für deinen Fall gilt der Rat deiner Steuerberatung. Geprüft am 18.10.2026 Quellen: [§ 3a Abs. 2 UStG](https://www.gesetze-im-internet.de/ustg_1980/__3a.html) · [§ 3a Abs. 6 UStG 1994](https://www.ris.bka.gv.at/NormDokument.wxe?Abfrage=Bundesnormen&Gesetzesnummer=10004873&Paragraf=3a) · [§ 288 BGB](https://www.gesetze-im-internet.de/bgb/__288.html) · [§ 456 und § 458 UGB](https://www.ris.bka.gv.at/NormDokument.wxe?Abfrage=Bundesnormen&Gesetzesnummer=10001702&Paragraf=456) · Deutsche Bundesbank (Basiszinssatz) · OeNB (Basiszinssatz) · [Richtlinie 2011/7/EU](https://eur-lex.europa.eu/legal-content/DE/TXT/?uri=CELEX:32011L0007)