# Buchhaltung und KI: wie sich die Zusammenarbeit in DE und AT ändert

> KI macht die Übergabe an deine Buchhaltung schneller und sauberer. Auf deiner Seite sortiert KI Belege, bereitet den Monat vor und beantwortet Routinefragen, bevor sie bei der Kanzlei landen. Auf Seite der Kanzlei hat auch die Kanzleisoftware inzwischen KI-Assistenten. So arbeiten beide Seiten mit besser vorbereiteten Daten, und deiner Kanzlei bleibt mehr Zeit fürs Beraten. Am besten klärt ihr Formate, Tools und Prüfschritte in einem kurzen Gespräch.

Quelle: https://back-bone.io/blog/ki-steuerberatung-zusammenarbeit  
Veröffentlicht: 2026-10-16 · Aktualisiert: 2026-10-21  
Kategorie: Ratgeber

KI macht die Übergabe an deine Buchhaltung schneller und sauberer. Auf deiner Seite sortiert KI Belege, bereitet den Monat vor und beantwortet Routinefragen, bevor sie bei der Kanzlei landen. Auf Seite der Kanzlei hat auch die Kanzleisoftware inzwischen KI-Assistenten. So arbeiten beide Seiten mit besser vorbereiteten Daten, und deiner Kanzlei bleibt mehr Zeit fürs Beraten. Am besten klärt ihr Formate, Tools und Prüfschritte in einem kurzen Gespräch.

**Kurz gesagt · Die wichtigsten Fakten**

- **Deine Seite:** KI bereitet Belege, Monatsabschluss und Fragen vor. Du prüfst und übergibst.
- **Kanzleiseite:** Steuer- und Buchhaltungskanzleien nutzen KI in ihrer Software und gewinnen Zeit fürs Beraten.
- **Klare Rollen:** Deine eigenen Bücher bereitest du mit KI vor; Steuerberatung für andere braucht in DE und AT eine Befugnis.
- **Vereinbart es:** Formate, Portal, KI-Einsatz und Datenschutz in einem kurzen Gespräch.

## Was ändert sich auf deiner Seite?

Du übergibst besser vorbereitet, und weniger Rückfragen wandern hin und her.

- **Belege kommen sortiert.** KI liest Lieferant, Datum, Betrag und Umsatzsteuer aus einem Beleg, benennt die Datei und findet Monate, in denen ein Beleg fehlt. Die Zuordnung prüfst du; siehe [KI in der Buchhaltung](https://back-bone.io/blog/ki-buchhaltung-vorbereiten).
- **Der Monat ist zusammengefasst.** Eine kurze Notiz mit offenen Posten, ungewöhnlichen Zahlungen und Fragen geht mit dem Export mit, in einer Nachricht.
- **Routinefragen bekommen eine erste Antwort.** "Brauche ich dafür einen Beleg?" oder "Ist das eine Reverse-Charge-Rechnung?" kannst du mit KI vorprüfen. So gehst du gut vorbereitet ins Gespräch; bei allem mit Folgen entscheidet deine Kanzlei.
- **E-Rechnungen bringen strukturierte Daten.** Seit 01.01.2025 muss jedes Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen empfangen können; ausstellen müssen es Unternehmen an andere inländische Unternehmen je nach Umsatz ab 2027 oder 2028 (E-Rechnungspflicht). Strukturierte Rechnungen lesen KI und Software leichter als PDFs. In Österreich gibt es keine allgemeine B2B-Pflicht zur E-Rechnung (Stand 08.10.2026, siehe E-Rechnung in Österreich).

## Was ändert sich in der Kanzlei?

Kanzleien bekommen eigene KI-Werkzeuge, und ihre Zeit verschiebt sich zum Prüfen und Beraten.

Ein Beispiel aus Deutschland: DATEV, die Genossenschaft hinter einem Großteil der Software deutscher Steuerkanzleien, schreibt, dass ihr KI-Assistent DATEV Copilot seit Mai 2026 in MyDATEV verfügbar ist. Er entwirft Texte wie Mandantenmails, übersetzt, fasst Dokumente zusammen und ist für Kanzleien gebaut; laut DATEV liegen die fachliche Bewertung und Entscheidung jederzeit beim Menschen vor dem Bildschirm (DATEV-Seite, gelesen 08.10.2026). Andere Kanzleisoftware in Deutschland und Österreich ergänzt ähnliche Funktionen.

Rückfragen kommen vielleicht schneller und besser vorbereitet, und mehr von dem, was du schickst, liest zuerst Software. Saubere, einheitliche Daten helfen beiden Seiten.

## Was behält das Gesetz Fachleuten vor?

Wer andere steuerlich beraten darf, bleibt mit KI gleich.

- **Deutschland.** Nach § 2 StBerG darf Hilfeleistung in Steuersachen geschäftsmäßig nur leisten, wer dazu befugt ist; gemeint ist jede Tätigkeit in fremden Angelegenheiten, die eine rechtliche Prüfung des Einzelfalls erfordert. Rein mechanische Arbeitsgänge bei der Buchführung fallen nicht darunter, das Kontieren von Belegen und Buchungsanweisungen aber schon. § 6 Abs. 1 Nr. 1 StBerG erlaubt entsprechend ausgebildeten Buchhaltern mit Praxiserfahrung, Kontenpläne anzulegen, laufende Geschäftsvorfälle zu buchen, die laufende Lohnabrechnung zu machen und die Lohnsteuer-Anmeldung zu fertigen.
- **Österreich.** Die Steuerberatung ist Steuerberatern vorbehalten (§ 2 WTBG 2017). Das Bilanzbuchhaltungsgesetz 2014 (BiBuG) kennt drei weitere Berufe, Bilanzbuchhalter, Buchhalter und Personalverrechner, jeweils mit eigenem Umfang für Buchhaltung und Lohnverrechnung.
- **Dein eigenes Unternehmen.** Diese Regeln betreffen, wer diese Arbeit für andere machen darf. Deine eigenen Bücher zu führen und vorzubereiten ist deine Sache, und du bleibst dafür verantwortlich.

Ein KI-Tool macht dir und deiner Kanzlei die Arbeit leichter: Es schlägt vor, wie ein Sonderfall zu behandeln ist, und die Fachperson entscheidet.

## Wer ist wofür verantwortlich?

Jede Seite hat ihre Rolle, und die KI arbeitet allen zu.

| Wer | Verantwortlich für |
| --- | --- |
| Du | Vollständige, richtige Aufzeichnungen; ihre Aufbewahrung (DE: § 147 AO, Rechnungen acht, Bücher zehn Jahre; AT: § 132 BAO, sieben Jahre); ausgestellte Rechnungen unverändert (DE: § 146 Abs. 4 AO) |
| Deine Buchhaltung | Buchhaltungsarbeit im Rahmen ihrer Befugnis |
| Deine Steuerberatung | Steuerberatung, Erklärungen, Urteil im Einzelfall |
| Die KI | Bereitet alles vor, du gibst frei |

## Was gilt für Verschwiegenheit und Datenschutz?

Beide Regeln bestimmen, welche KI-Tools deine Daten sehen dürfen.

- **Berufsgeheimnis.** Steuerberater sind zur Verschwiegenheit verpflichtet: In Deutschland stellt § 203 StGB die Offenbarung unter Strafe und lässt Mitwirkende nur zu, soweit es nötig ist; in Österreich regelt § 80 WTBG 2017 die Pflicht. Deshalb wählen Kanzleien sorgfältig aus, welche KI-Tools Mandantendaten verarbeiten.
- **DSGVO.** Die Daten deiner Kundschaft und Mitarbeitenden in deiner Buchhaltung sind personenbezogene Daten. Verarbeitet ein KI-Anbieter sie für dich, brauchst du einen Auftragsverarbeitungsvertrag (Art. 28 DSGVO), meist nur in Business-Tarifen, siehe [KI und DSGVO](https://back-bone.io/blog/ki-dsgvo-selbststaendige).

Frag deine Kanzlei, welche Tools sie nutzt und wie sie das regelt.

## Was solltest du mit deiner Kanzlei vereinbaren?

Ein kurzes Gespräch reicht:

1. **Format:** Welchen Export willst du (ZIP-Ordner, CSV, Schnittstelle), und wie sollen Dateien heißen?
2. **Weg:** Gibt es ein Mandantenportal, oder passt ein Download-Link?
3. **Rhythmus:** monatlich, quartalsweise, bis zu welchem Tag?
4. **KI bei mir:** Passt es, wenn ich Belege mit KI vorsortiere und Kategorien als Vorschlag vorbelege, die du prüfst?
5. **KI bei dir:** Welche KI-Tools nutzt die Kanzlei mit Mandantendaten, mit welchem Vertrag?
6. **Fragen:** Wie willst du Fragen bekommen, gesammelt pro Monat oder laufend?
7. **Zugang:** Willst du einen eigenen Lesezugang zu meiner Buchhaltung, mit eingeschränkter Rolle?
8. **Korrekturen:** Wie gehen wir mit falschen Rechnungen oder Belegen um: Berichtigung, Storno, Notiz?

Schreib die Antworten auf. Das sind die Regeln, die eine KI braucht, um deine Übergabe so vorzubereiten, wie deine Kanzlei sie will. Unsere Übergabe-Checkliste hat die ganze Liste für den Export selbst.

> Mein Ziel ist es, Backoffice-Aufgaben zu optimieren und zu automatisieren, damit wir Founder uns auf das Wesentliche konzentrieren können.
>
> Die Automatisierung durch KI-Agenten und KI-Integrationen bei Backoffice-Aufgaben ist die Zukunft – deshalb habe ich Backbone entwickelt!

## So macht's Backbone

Monatsabschluss in Minuten. In der App oder im Chat mit ChatGPT, Claude und vielen mehr.

1. **Belege automatisch zuordnen** Kontoauszug hochladen. Eindeutige Treffer ordnen sich selbst zu.
2. **Ab an die Buchhaltung** Monat komplett. Ein Link, fertig.
3. **Rechte pro Person** Jede Person darf, was sie braucht. Ihre KI auch nicht mehr.

## Häufige Fragen

### Ersetzt KI meine Steuerberatung?

Sie macht die Zusammenarbeit schneller. Steuerberatung für andere ist in Deutschland und Österreich Fachleuten vorbehalten; KI beschleunigt die Vorbereitung und schärft deine Fragen.

### Darf ich meine Buchhaltung mit KI vorbereiten, bevor sie zur Kanzlei geht?

Ja, für dein eigenes Unternehmen. Du bleibst für richtige Aufzeichnungen verantwortlich, und die Kanzlei prüft, was sie übernimmt. Sag ihr, welche Schritte die KI vorbereitet hat.

### Muss ich meiner Kanzlei sagen, dass ich KI nutze?

Eine allgemeine Pflicht gibt es nicht, aber es hilft: Sie kann sagen, welche Ergebnisse sie übernimmt und was sie prüfen will.

### Ist es ein Problem, wenn meine Kanzlei KI mit meinen Daten nutzt?

Frag nach Tools und Verträgen. Kanzleien sind zur Verschwiegenheit verpflichtet, und die DSGVO gilt; eine gute Kanzlei erklärt dir, wie beides abgedeckt ist.

### Ändert KI, was ich wie lange aufbewahren muss?

Nein. Deutschland: Rechnungen acht, Bücher zehn Jahre (§ 147 AO). Österreich: sieben Jahre (§ 132 BAO). Wer etwas entworfen hat, spielt keine Rolle.

**Übergib deine Buchhaltung mit einem Download**

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- [7 Tage testen](https://back-bone.io/sign-up)

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Allgemeine Information, keine Rechts- oder Steuerberatung und keine Prüfung deines Einzelfalls. Angaben zu Anbietern und Gesetzen können sich ändern. Für deinen Fall gilt der Rat deiner Steuerberatung.

Geprüft am 08.10.2026