# KI und DSGVO: wann ChatGPT und Claude für Kundendaten infrage kommen

> Ein DSGVO-konformer Einsatz von ChatGPT oder Claude für Kundenarbeit kann möglich sein, wenn du einen Tarif mit Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) und ohne Training wählst und nur eingibst, was die Aufgabe braucht. Dazu gehört, dass du es deinen Kunden erklären kannst. Kostenlose und private Tarife sind die Schwachstelle: Lass personenbezogene Daten dort weg oder anonymisiere sie.

Quelle: https://back-bone.io/blog/ki-dsgvo-selbststaendige  
Veröffentlicht: 2026-10-21 · Aktualisiert: 2026-10-22  
Kategorie: Ratgeber

Ein DSGVO-konformer Einsatz von ChatGPT oder Claude für Kundenarbeit kann möglich sein, wenn du einen Tarif mit Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) und ohne Training wählst und nur eingibst, was die Aufgabe braucht. Dazu gehört, dass du es deinen Kunden erklären kannst. Kostenlose und private Tarife sind die Schwachstelle: Lass personenbezogene Daten dort weg oder anonymisiere sie.

Dieser Ratgeber ist eine allgemeine Information und ersetzt keine Rechtsberatung, denn die Bewertung hängt von deinem Einzelfall ab. Frag für deinen Fall eine Datenschutz- oder Steuerfachperson.

**Kurz gesagt · Die wichtigsten Fakten**

- **Business-Tarife oder API** bieten einen AVV und standardmäßig kein Training. Das sind Voraussetzungen, die einen datenschutzkonformen Einsatz mit Kundendaten ermöglichen können.
- **Free, Go, Plus, Pro, Max** sind private Tarife. Prüfe die Trainings-Einstellung und lass personenbezogene Daten weg, außer sie sind anonymisiert.
- **DE und AT** haben dieselbe DSGVO. Deutschland ergänzt das BDSG, Österreich das DSG; für kleine Betriebe ändert sich kaum etwas.
- **KI-Belege** folgen den üblichen Regeln: Eine ausgestellte Rechnung bleibt unverändert (GoBD in DE, BAO in AT), der Chat ist kein Archiv.
- **KI-VO Art. 4:** Seit 27.07.2026 musst du Maßnahmen für KI-Kompetenz ergreifen, kein Niveau garantieren.

Anbieterbedingungen (Stand 08.10.2026) ändern sich oft. Prüfe die genannten Seiten, bevor du dich darauf verlässt.

## Wann kommen Kundendaten in einem KI-Chat infrage?

Das kann möglich sein, wenn die DSGVO eingehalten wird. Ein KI-Chat ist ein Dienst, der personenbezogene Daten für dich verarbeitet. Namen, E-Mail-Adressen, Rechnungsbeträge mit Personenbezug und Projektnotizen über eine Person zählen dazu (Art. 4 Nr. 1 DSGVO). Vier Dinge entscheiden:

1. **Eine Rechtsgrundlage.** Bei Kundenarbeit kommt meist die Vertragserfüllung oder dein berechtigtes Interesse infrage (Art. 6 Abs. 1 lit. b und f DSGVO). Besondere Kategorien, etwa Gesundheitsdaten, brauchen mehr (Art. 9).
2. **Ein Auftragsverarbeitungsvertrag.** Verarbeitet ein Anbieter personenbezogene Daten in deinem Auftrag, verlangt Art. 28 DSGVO einen schriftlichen Vertrag, den AVV. Ohne ihn gibst du keine personenbezogenen Daten ein.
3. **Datenminimierung.** Gib ein, was die Aufgabe braucht, sonst nichts (Art. 5 Abs. 1 lit. c DSGVO). „Schreibe eine freundliche Erinnerung für eine Rechnung über 2.400 €, fällig am 15. September“ braucht weder Kundennamen noch IBAN.
4. **Transparenz.** Deine Datenschutzerklärung sollte sagen, dass du KI-Tools nutzt und welche Daten dort landen (Art. 13 DSGVO).

Zwei Fälle sind einfacher. Text ohne Personenbezug, etwa eine Vorlage oder deine Preisliste, kommt für jeden Tarif infrage. Und über deine eigenen Daten entscheidest du selbst.

Bist du Steuerberater, Anwalt oder in einem anderen Beruf mit Schweigepflicht, prüfe zusätzlich § 203 StGB (DE). Gehilfen bindest du danach nur ein, soweit es nötig ist, und verpflichtest sie zur Verschwiegenheit. In Österreich regelt das dein Berufsrecht, etwa § 9 RAO für Anwälte und § 80 WTBG 2017 für Steuerberater. Frag vor dem Einsatz von KI in Mandantenakten deine Kammer.

## Welche Tarife bieten einen AVV und kein Training?

Kurzfassung, Stand 08.10.2026:

| Tarif | Training mit deinen Chats | AVV |
| --- | --- | --- |
| ChatGPT Free, Go, Plus, Pro | Einstellung „Modell für alle verbessern“ in den Datenkontrollen; temporäre Chats werden nicht für Training genutzt | Nicht genannt: OpenAI bietet den AVV Geschäftskunden an |
| ChatGPT Business, Enterprise, Edu, API | Standardmäßig nein | Ja, OpenAI bietet dafür seinen AVV an (Formular) |
| Claude Free, Pro, Max | Eine Einstellung entscheidet. An: bis zu fünf Jahre Speicherung; aus: 30 Tage | Nicht genannt: Anthropics AVV gilt für kommerzielle Produkte |
| Claude Team, Enterprise, API | Standardmäßig nein (Commercial Terms) | Ja, Teil der Commercial Terms |

Was die Quellen sagen:

- **OpenAI:** Daten aus ChatGPT-Business-Tarifen und der API werden nur für Training genutzt, wenn du zustimmst. In privaten Tarifen schaltest du „Modell für alle verbessern“ unter Einstellungen > Datenkontrollen aus; das gilt dann für das ganze Konto. Temporäre Chats werden nach 30 Tagen gelöscht und nicht fürs Training genutzt. Für Firmen im EWR nennt der AVV die OpenAI Ireland Ltd als Vertragspartner.
- **Anthropic:** Training mit Free-, Pro- und Max-Chats hängt von einer Einstellung ab; ist sie an, werden Daten fünf Jahre gespeichert, sonst 30 Tage (Mitteilung vom 28.08.2025). Team, Enterprise und API laufen über die Commercial Terms, die Training mit Kundeninhalten ausschließen. Der AVV samt Standardvertragsklauseln ist automatisch Teil davon. Du unterschreibst ihn nicht extra.

Zwei Hinweise. Erstens: „Kein Training“ heißt nicht „keine Speicherung“; Anbieter dürfen Daten begrenzt für Sicherheits- und Missbrauchsprüfungen aufbewahren. Zweitens: Prüfe den Tarif hinter deinem Login. Viele Selbstständige nutzen aus Gewohnheit ein privates Plus- oder Pro-Konto für Kundenarbeit. Dann wechsle auf einen Business-Tarif oder schalte das Training aus und bleib anonym.

### Und der Datentransfer in die USA?

Beide Anbieter sind US-Firmen. Eine Übermittlung außerhalb der EU braucht eine Grundlage (Art. 44 bis 46 DSGVO). Üblich sind das EU-US Data Privacy Framework oder Standardvertragsklauseln im AVV. Der Angemessenheitsbeschluss zum Framework gilt. Das Gericht der EU wies eine Klage am 03.09.2025 ab; die Berufung (Rs. C-703/25 P) war bei unserer Prüfung beim EuGH noch anhängig. Fiele das Framework, kämen die Standardvertragsklauseln im AVV als Grundlage infrage. Du kannst auch Speicherung in Europa wählen, wo ein Anbieter sie bietet: OpenAI laut Mitteilung für neue Enterprise- und Edu-Kunden und für neue API-Projekte.

## Was ergänzen Deutschland und Österreich zur DSGVO?

Die DSGVO gilt in beiden Ländern gleich. Die nationalen Gesetze ergänzen Details.

**Deutschland:**

- Das **BDSG** ergänzt die DSGVO. Einen Datenschutzbeauftragten brauchst du nach § 38 BDSG in der Regel erst, wenn mindestens 20 Personen ständig mit automatisierter Verarbeitung personenbezogener Daten beschäftigt sind oder deine Verarbeitung eine Datenschutz-Folgenabschätzung braucht; daneben kann Art. 37 DSGVO greifen. Ein Studio mit zwei Personen meist nicht.
- Die Landesdatenschutzbehörden beaufsichtigen dich. Die Datenschutzkonferenz (DSK) veröffentlichte am 06.05.2024 die Orientierungshilfe „Künstliche Intelligenz und Datenschutz“. Sie ist nicht bindend, zeigt aber, worauf Behörden achten, etwa ob die KI-Anwendung rechtmäßig trainiert wurde.

**Österreich:**

- Das **DSG** ergänzt die DSGVO. § 1 DSG macht Datenschutz zum Grundrecht: Jeder kann Geheimhaltung seiner Daten verlangen, soweit ein schutzwürdiges Interesse besteht.
- Die Datenschutzbehörde beaufsichtigt dich. Beschwerden gehen dorthin (§ 24 DSG).

Für kleine Betriebe ist das Ergebnis gleich: AVV, Minimierung, Transparenz. Bußgelder regelt die DSGVO selbst.

## Was bedeuten GoBD (DE) und BAO (AT) für KI-Belege?

Die KI ändert die Regeln für deine Buchführung nicht. Sie ändert nur, wer tippt.

- **Ein Entwurf ist kein Beleg.** Was die KI schreibt, ist ein Entwurf, bis du ihn ausstellst. Danach ist es ein Buchungsbeleg.
- **Ausgestellt heißt unverändert.** Eine ausgestellte Rechnung darfst du nicht so ändern, dass der Originalinhalt verloren geht (§ 146 Abs. 4 AO in Deutschland, § 131 Abs. 1 BAO in Österreich). Bei einem Fehler stornierst du und stellst neu aus. Siehe Rechnung stornieren oder korrigieren.
- **Der Chat ist kein Archiv.** Bewahre die fertige Rechnung oder den Beleg auf, nicht das Gespräch. Aufbewahrung: acht Jahre für Rechnungen in Deutschland (§ 147 AO), sieben in Österreich (§ 132 BAO). Mehr in Aufbewahrungspflicht.
- **Dokumentiere den KI-Einsatz.** Die GoBD erwarten ein nachvollziehbares Verfahren. Für kleine Betriebe kann eine Notiz genügen: Welche Aufgaben entwirft die KI, wer prüft, wo liegt das Endergebnis. Siehe GoBD. Kein KI-Tool ist „GoBD-zertifiziert“, denn es gibt kein Zertifikat.
- **Du bleibst verantwortlich.** Ob die Umsatzsteuer stimmt, ob ein Kunde im Verzug ist, ob ein Beleg absetzbar ist: Du oder deine Steuerberatung entscheidet, nicht die KI.

## Was verlangt KI-VO Art. 4 von einem Zwei-Personen-Studio?

Art. 4 der KI-Verordnung regelt „KI-Kompetenz“. Anbieter und Betreiber von KI-Systemen müssen Maßnahmen ergreifen, damit ihr Personal und andere, die für sie KI nutzen, genug davon verstehen. Betreiber bist du, sobald du ein KI-Tool beruflich einsetzt.

Was sich geändert hat: Die Verordnung (EU) 2026/1744, das „Digital Omnibus on AI“, wurde am 24.07.2026 veröffentlicht und gilt seit 27.07.2026. Sie ersetzt Art. 4. Der alte Text verlangte, ein ausreichendes Niveau „sicherzustellen“. Der neue verlangt, **Maßnahmen zu ergreifen, die** KI-Kompetenz **fördern**, und stellt klar, dass kein bestimmtes Niveau für eine Person garantiert werden muss. Kommission und Mitgliedstaaten sollen kleine und mittlere Unternehmen unterstützen. Die alte Pflicht galt seit 02.02.2025.

Für zwei Personen kann das so aussehen:

- eine Stunde für die Datenseiten der Anbieter und diesen Ratgeber;
- eine Ein-Seiten-Regel, siehe unten;
- eine kurze Notiz, wenn jemand neu dazukommt oder du ein neues Tool startest.

Heb Regel und Datum auf. Das kann ein günstiger Nachweis sein, dass du Maßnahmen ergriffen hast.

## Was gehört in eine KI-Regel für dein Team?

Kopieren, anpassen und dort aufhängen, wo alle sie sehen.

**KI-Regel (kopieren und anpassen)**

```text
**KI-Regel von [Firma], gültig ab [Datum]**

1. Wir nutzen für die Arbeit nur diese KI-Tools: [z. B. ChatGPT Business, Claude Team]. Private Konten nutzen wir nicht für Kundenarbeit.
2. Personenbezogene Daten von Kunden, Team und Bewerbern kommen nur in Tools mit unterschriebenem oder akzeptiertem AVV. In anderen Tools nutzen wir erfundene oder anonymisierte Daten.
3. Wir geben nie Passwörter, Bank-Logins, Gesundheitsdaten oder Dinge unter Schweigepflicht ein.
4. Wir geben nur ein, was die Aufgabe braucht. Namen und IBANs bleiben weg, wenn sie nicht nötig sind.
5. KI-Ergebnisse sind Entwürfe. Eine Person prüft jede Zahl, jedes Datum und jede rechtliche Aussage, bevor etwas rausgeht oder ausgestellt wird.
6. Ausgestellte Rechnungen ändern wir nie. Fehler werden storniert und neu ausgestellt.
7. Das fertige Dokument speichern wir in [Ort], nicht den Chat.
8. Vor einem neuen KI-Tool prüft [Name] Training, AVV und Speicherort und notiert das Datum.
9. Geht etwas schief (falscher Empfänger, Daten im falschen Tool), sag sofort [Name] Bescheid.
10. [Name] prüft diese Regel alle [6] Monate und wenn ein Tool seine Bedingungen ändert. Alle haben sie gelesen: [Datum].
```

## Wie geht Backbone mit deinen Daten um?

**KI bereitet vor, du gibst frei.** Backbone hält deine Belege und Rechnungen und lässt ChatGPT oder Claude über den [KI-Connector](https://back-bone.io/features/ai-connector) darauf arbeiten. Du meldest dich per OAuth an, also kopierst du kein Passwort und keinen Schlüssel in die KI-App. Du bestimmst, was die KI nutzen darf, und sie arbeitet mit deiner Rolle: Bevor sie sendet oder löscht, fragt sie dich; Bankdaten änderst du nur in der App. Der Workspace-Inhaber schaltet KI-Verbindungen unter Einstellungen > Integrationen aus und widerruft dort jederzeit eine verbundene App.

Der Connector ersetzt die Punkte oben nicht. Was die KI liest, geht an deinen KI-Anbieter, also brauchst du auch dafür einen Tarif mit AVV. Einrichtung: [ChatGPT](https://back-bone.io/blog/backbone-chatgpt-verbinden), [Claude](https://back-bone.io/blog/backbone-claude-verbinden). Mehr zur Idee: [Was ist MCP?](https://back-bone.io/blog/was-ist-mcp)

> Mein Ziel ist es, Backoffice-Aufgaben zu optimieren und zu automatisieren, damit wir Founder uns auf das Wesentliche konzentrieren können.
>
> Die Automatisierung durch KI-Agenten und KI-Integrationen bei Backoffice-Aufgaben ist die Zukunft – deshalb habe ich Backbone entwickelt!

## So macht's Backbone

Dein Backoffice im Chat. In der App oder im Chat mit ChatGPT, Claude und vielen mehr.

1. **Rechte pro Person** Jede Person darf, was sie braucht. Ihre KI auch nicht mehr.
2. **Prüfen und freigeben** Die KI entwirft. Du prüfst und stellst aus.
3. **Belege automatisch zuordnen** Kontoauszug hochladen. Eindeutige Treffer ordnen sich selbst zu.
4. **Im Firmen-Wiki nachschlagen** Fragen statt suchen. Die Antwort kommt aus eurem Wiki.

## Häufige Fragen

### Was gilt für Rechnungen oder Belege in ChatGPT oder Claude?

Infrage kommen kann das nur in einem Tarif mit AVV und nur, wenn das Dokument für die Aufgabe nötig ist. Schwärze, was du nicht brauchst, etwa IBANs oder Privatadressen. In einem privaten Tarif nutzt du anonymisierte Kopien.

### Brauche ich die Einwilligung meiner Kunden für KI?

Nicht immer. Einwilligung ist nur eine Rechtsgrundlage. Bei Kundenarbeit kommen oft Vertragserfüllung oder berechtigtes Interesse infrage. Informiere trotzdem in der Datenschutzerklärung und prüfe den Vertrag, falls der Kunde keine KI wünscht.

### Reicht ein kostenloses ChatGPT- oder Claude-Konto für Kundenarbeit?

Nicht für personenbezogene Daten. Für private Tarife fanden wir auf den Anbieterseiten keinen AVV, und das Training hängt von einer Einstellung ab. Für Text ohne Personenbezug kommen sie infrage.

### Muss ich den AVV von Hand unterschreiben?

Das kommt darauf an. OpenAI bietet dafür ein Formular. Anthropic bindet ihn in die Commercial Terms ein; laut Anthropic genügt die Zustimmung. Bewahre eine Kopie oder das Datum der Zustimmung auf.

### Gilt die KI-Verordnung für mich, wenn ich nur ChatGPT nutze?

Ja, als Betreiber, aber für die meisten kleinen Betriebe zählt vor allem Art. 4: Maßnahmen für KI-Kompetenz. Regeln für Hochrisiko-Systeme gelten für bestimmte Einsätze, etwa die Auswahl von Bewerbern. Ein typisches Backoffice hat sie nicht.

### Was gilt für meine eigenen Daten im KI-Chat?

Die DSGVO schützt die Daten anderer. Achte deshalb vor allem auf Kundendaten.

### Ist es in Österreich anders?

Bei den Grundlagen nicht. Die DSGVO gilt in beiden Ländern. Das DSG ergänzt Grundrecht und Behörde, das BDSG die Schwelle für den Datenschutzbeauftragten. Die Aufbewahrung unterscheidet sich: BAO und sieben Jahre in Österreich, AO, GoBD und acht Jahre für Rechnungen in Deutschland.

**Lass KI an deiner Buchhaltung arbeiten, mit dir am Steuer**

Verbinde ChatGPT oder Claude mit Backbone: Du gibst frei, du kannst es ausschalten. 7-Tage-Test, Karte nötig.

- [7 Tage testen](https://back-bone.io/sign-up)

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Allgemeine Information, keine Rechts- oder Steuerberatung und keine Prüfung deines Einzelfalls. Angaben zu Anbietern und Gesetzen können sich ändern. Für deinen Fall gilt der Rat deiner Steuerberatung.

Geprüft am 08.10.2026

Quellen: DSGVO Art. 4, 5, 6, 9, 13, 28, 32, 44 bis 46 (EUR-Lex) · § 38 BDSG und § 203 StGB (gesetze-im-internet.de) · § 1 DSG, § 9 RAO, § 80 WTBG 2017 (RIS) · DSK-Orientierungshilfe „Künstliche Intelligenz und Datenschutz“ (6. Mai 2024) · Anthropic „Updates to our consumer terms“ (28. August 2025) · Anthropic Privacy Center und Data Processing Addendum · OpenAI Data Controls FAQ und Mitteilung zur europäischen Datenspeicherung · [Verordnung (EU) 2026/1744 (Änderung der KI-Verordnung) und Art. 4 KI-VO](https://eur-lex.europa.eu/eli/reg/2026/1744/oj) · § 146 AO, § 147 AO · §§ 131, 132 BAO · GoBD (BMF-Schreiben vom 28.11.2019, geändert am 14.07.2025)