# KI fürs Büro: 7 Aufgaben für ChatGPT oder Claude > Fang mit Aufgaben an, bei denen die KI schreibt oder sortiert und du entscheidest: Mails glätten, lange Texte zusammenfassen, Rechnungstexte aufräumen, Mahnungen und Angebote entwerfen, Checklisten bauen, Fristen aus Nachrichten ziehen. ChatGPT und Claude können das beide gut. Lass zuerst personenbezogene Daten weg und behalte Zahlen, Fristen und rechtliche Fragen selbst in der Hand. Quelle: https://back-bone.io/blog/ki-buero-aufgaben Veröffentlicht: 2026-10-21 · Aktualisiert: 2026-10-21 Kategorie: Ratgeber Fang mit Aufgaben an, bei denen die KI schreibt oder sortiert und du entscheidest: Mails glätten, lange Texte zusammenfassen, Rechnungstexte aufräumen, Mahnungen und Angebote entwerfen, Checklisten bauen, Fristen aus Nachrichten ziehen. ChatGPT und Claude können das beide gut. Lass zuerst personenbezogene Daten weg und behalte Zahlen, Fristen und rechtliche Fragen selbst in der Hand. **Kurz gesagt · Die wichtigsten Fakten** - **Sieben sichere erste Erfolge:** Mail glätten, Zusammenfassung, Rechnungstext, Mahnentwurf, Angebotsgerüst, Checkliste, Fristen herausziehen. - **ChatGPT oder Claude?** Für diese Aufgaben passen beide. Nimm, was du hast, und teste das andere mit demselben Prompt. - **Ein guter Prompt hat vier Teile:** Kontext, Beispiel, Format, Kontrolle. - **Nie allein:** Beträge, Steuer- und Rechtsfragen, alles Versendete ohne deine Durchsicht. ## Welche Aufgaben eignen sich zum Start? Gute erste Aufgaben sind Textarbeit, die du liest, bevor sie rausgeht, und bei der ein Fehler nur eine Minute kostet. Diese sieben passen. Jede funktioniert mit erfundenen Namen, du brauchst also keine Kundendaten zum Ausprobieren. 1. **Mail glätten.** Rohentwurf einfügen, kürzer und freundlicher machen lassen. Dein Ton bleibt. 2. **Langen Text zusammenfassen.** Mail-Verlauf, Notizen, Briefing: "Fünf Stichpunkte und offene Fragen." 3. **Rechnungstexte aufräumen.** Aus "Zeug vor Ort gerichtet, Telefonate" wird eine klare Zeile. Mengen und Preise bleiben bei dir. 4. **Zahlungserinnerung entwerfen.** Freundliche erste Erinnerung und eine bestimmtere zweite. Daten und Beträge setzt du selbst ein und prüfst die Regeln (siehe unten). 5. **Angebot gliedern.** Aus dem Briefing: Leistung, Annahmen, was nicht enthalten ist, nächste Schritte. Den Preis legst du fest. 6. **Checkliste bauen.** Monatsabschluss, Kunden-Onboarding, Übergabe an die Steuerberatung. Einmal anpassen, immer wieder nutzen. 7. **Fristen und To-dos herausziehen.** Aus langer Mail oder Bestellung: Termine, Zahlungsziele, wer was schuldet. Dann mit dem Original abgleichen. **Deutschland und Österreich:** Bei der Mahnung greifen die lokalen Regeln. In Deutschland gerät ein Geschäftskunde in der Regel 30 Tage nach Fälligkeit und Rechnungseingang in Verzug (§ 286 BGB, geprüft am 08.10.2026). In Österreich hängt es von der Vereinbarung ab; ohne Termin ist die Forderung sofort fällig (§ 904 ABGB, geprüft am 08.10.2026). Deinen Vertrag kennt die KI nicht. Unser Ratgeber zur Mahnung und der [Verzugszinsrechner](https://back-bone.io/tools/verzugszinsrechner) liefern dir die Zahlen. ## ChatGPT oder Claude: was passt? Für die sieben Aufgaben: beide. Beide schreiben sauberes Geschäftsdeutsch und -englisch, lesen eingefügte Texte und hochgeladene Dateien, und beide speichern Anweisungen in einem Projekt, damit du sie nicht neu tippst. Die Unterschiede, die für kleine Unternehmen zählen, betreffen Tarif, Preis und Einstellungen, und die ändern sich oft. Die Lage am 08.10.2026: - **ChatGPT** hat einen kostenlosen Zugang und Bezahltarife, mit Projekten für Dateien und Anweisungen. Grenzen und Funktionen hängen vom Tarif ab; prüfe die OpenAI-Hilfe zu Projekten (help.openai.com), bevor du dich auf eine Zahl verlässt. - **Claude** nennt auf der Preisseite Free, Pro und Max; Projekte, Dateierstellung und Skills sind bei allen dreien angegeben (Free: bis zu fünf Projekte). Quelle: Claude-Preisseite (claude.com/pricing), gelesen am 08.10.2026. - **Beide** haben eine Datenschutz-Einstellung, ob deine Chats zur Verbesserung der Modelle genutzt werden dürfen. Schau sie an, bevor du etwas über Kundschaft einfügst. Unser Ratgeber zu [KI und DSGVO](https://back-bone.io/blog/ki-dsgvo-selbststaendige) geht sie durch. Teste es: Gib beiden denselben Prompt und behalte die Antwort, die weniger Änderungen braucht. Wir küren keinen Sieger. Das bessere Tool wechselt mit Aufgabe und Monat. ## Wie geht ein guter Büro-Prompt? Gib der KI Kontext, ein Beispiel, ein Format und eine Kontrolle mit. 1. **Kontext.** Wer du bist, wer liest, wofür. "Ich bin freie Designerin in Wien und schreibe an einen langjährigen Kunden." 2. **Beispiel.** Ein Satz oder eine Nachricht in deinem Stil. Die KI übernimmt ihn. 3. **Format.** Länge, Ton, Aufbau. "Höchstens 90 Wörter, Du-Form, keine Ausrufezeichen, Betreff zuerst." 4. **Kontrolle.** Lass die KI Annahmen nennen. "Nenne jedes Datum und jeden Betrag, die du genutzt hast, und markiere Geratenes." Ein Prompt zum Kopieren für die erste Erinnerung: ``` Du hilfst mir bei meiner Büroarbeit. Ich bin selbstständig in [Deutschland/Österreich]. Schreibe eine freundliche erste Zahlungserinnerung auf Deutsch. Fakten: Rechnung [Nummer] vom [Datum], Betrag [Betrag], fällig am [Datum]. Kunde: [Name]. Ton: höflich, kurz, keine Drohungen. Höchstens 90 Wörter. Mit Betreff. Nenne nach dem Text alle genutzten Fakten und alles, was du angenommen hast. ``` Die Klammern füllst du selbst. Lass die KI keine Gebühr und keinen Zinssatz erfinden. Speichere einen Prompt, der funktioniert hat, in einem Projekt oder einer Notiz. Dann dauert der nächste zehn Sekunden. ## Was darf die KI nie allein? Alles, bei dem eine falsche Antwort Geld, eine Frist oder Kundschaft kostet: - **Zahlen.** Beträge, Umsatzsteuer, Summen und Daten kommen aus deinen Unterlagen. Rechnet sie, rechnest du nach. - **Recht und Steuern.** Pflichtangaben, Umsatzsteuer, Aufbewahrung und Verzug unterscheiden sich in Deutschland und Österreich und ändern sich. Nutze amtliche Quellen oder deine Steuerberatung. - **Versenden.** Nichts geht an Kundschaft, Finanzamt oder Bank, bevor du es gelesen hast. - **Personenbezogene Daten.** Starte mit erfundenen Namen. Echte Kundendaten brauchen einen Tarif mit AV-Vertrag (Art. 28 DSGVO); meist bieten das nur Business-Tarife. KI bereitet vor, du gibst frei. Sie kann sicher klingen und trotzdem falsch liegen. Darum verlangt der Prompt oben ihre Annahmen. > Mein Ziel ist es, Backoffice-Aufgaben zu optimieren und zu automatisieren, damit wir Founder uns auf das Wesentliche konzentrieren können. > > Die Automatisierung durch KI-Agenten und KI-Integrationen bei Backoffice-Aufgaben ist die Zukunft – deshalb habe ich Backbone entwickelt! ## So macht's Backbone Dein Backoffice im Chat. In der App oder im Chat mit ChatGPT, Claude und vielen mehr. 1. **Zeit erfassen** Ein Satz im Chat. Die Stunden stehen in der Woche. 2. **Stunden abrechnen** Was erfasst ist, kommt auf die Rechnung. 3. **Rechnung erstellen** Sag, was drauf soll. Du gibst frei. 4. **Mahnung raus** Du gibst frei. Erst dann geht sie raus. 5. **Ab an die Buchhaltung** Monat komplett. Ein Link, fertig. 6. **Prüfen und freigeben** Die KI entwirft. Du prüfst und stellst aus. ## Häufige Fragen ### Was ist für Selbstständige besser, ChatGPT oder Claude? Für Mails, Zusammenfassungen, Erinnerungen und Checklisten schaffen es beide. Teste je eine echte Aufgabe und behalte das Tool, das weniger Änderungen braucht. Tarife und Grenzen ändern sich, schau also vor dem Bezahlen auf die Preisseiten. ### Muss ich gleich zahlen? Nein. Beide haben einen kostenlosen Zugang, der für die sieben Aufgaben reicht. Bezahltarife bringen vor allem höhere Grenzen und mehr Funktionen. Aktuelles Angebot jeweils beim Anbieter prüfen. ### Kundendaten in ChatGPT oder Claude einfügen? Starte ohne, mit Platzhaltern. Echte Namen, Rechnungen oder Bankdaten brauchen einen Tarif mit AV-Vertrag (Art. 28 DSGVO), meist einen Business-Tarif, und passende Datenschutz-Einstellungen. Mehr im Ratgeber zu [KI und DSGVO](https://back-bone.io/blog/ki-dsgvo-selbststaendige). ### Schreibt KI gültige Rechnungen und Mahnungen? Sie kann den Text entwerfen. Ob eine Rechnung gültig ist, hängt von Pflichtangaben ab, die in Deutschland und Österreich abweichen; eine Mahnung hängt von deinem Vertrag und den Verzugsregeln ab. Prüf gegen die Regeln, egal wie sicher die KI klingt. ### Was ist der Unterschied zwischen Prompt und Skill? Ein Prompt ist eine Nachricht, die du sendest. Ein Skill ist eine gespeicherte Anleitung, die die KI wiederverwendet. Skills sind der nächste Schritt, sobald du eine Aufgabe wiederholst; unsere [Skill-Bibliothek](https://back-bone.io/tools/skill-library) sammelt kostenlose fürs Backoffice. **Deine KI, mit deinen echten Zahlen** Lass ChatGPT oder Claude mit deinen echten Stunden und Rechnungen arbeiten. 7-Tage-Test, Karte nötig. - [7 Tage testen](https://back-bone.io/sign-up) --- Allgemeine Information, keine Rechts- oder Steuerberatung und keine Prüfung deines Einzelfalls. Angaben zu Anbietern und Gesetzen können sich ändern. Für deinen Fall gilt der Rat deiner Steuerberatung. Geprüft am 08.10.2026 Quellen: Claude-Preisseite (claude.com/pricing, gelesen am 08.10.2026) · Anthropic-Hilfe zu Projekten und Skills in Claude (support.claude.com) · OpenAI-Hilfe zu Projekten in ChatGPT (help.openai.com) · § 286 BGB (gesetze-im-internet.de) · § 904 ABGB (ris.bka.gv.at) · Art. 28 DSGVO (eur-lex.europa.eu)